Sæt autosvar på en anden brugers postkasse i Microsoft 365

En medarbejder er pludselig blevet syg, er taget på ferie uden at slå autosvar til – eller er stoppet i virksomheden. Kunderne skriver stadig til adressen og hører intet. Du kan ikke logge ind som brugeren, men du er administrator i Microsoft 365.

Den gode nyhed: Som administrator kan du slå automatiske svar (fraværsbesked) til på en anden brugers postkasse uden at kende brugerens adgangskode. Her er tre måder at gøre det på.

Før du går i gang

• Du skal være logget ind med en konto, der har administratorrettigheder til Exchange Online (fx global administrator eller Exchange-administrator).
• Menunavnene herunder er de engelske. Bruger du admincentrene på dansk, hedder punkterne det tilsvarende (fx Brugere > Aktive brugere).
• Det samme gælder delte postkasser som info@ og support@ – de findes bare et andet sted i menuen.

Løsning 1: Microsoft 365 Administration

Den hurtigste vej, hvis du bare skal have et autosvar sat op én gang.

1. Log ind på https://admin.microsoft.com.
2. Gå til Users > Active users.
3. Klik på brugerens navn, så panelet åbner i højre side.
4. Vælg fanen Mail.
5. Klik på Automatic replies (eller Manage automatic replies).
6. Slå automatiske svar til, og vælg evt. en start- og sluttid, hvis svaret kun skal gælde i en periode.
7. Skriv beskeden til interne afsendere og – hvis du vil – en separat besked til afsendere uden for virksomheden.
8. Klik Save.

Er det en delt postkasse, finder du den i stedet under Teams & groups > Shared mailboxes, hvor Automatic replies ligger direkte i panelet.

Løsning 2: Exchange Admin Center

1. Log ind på https://admin.exchange.microsoft.com.
2. Gå til Recipients > Mailboxes.
3. Klik på den postkasse, du vil ændre.
4. Vælg fanen Others.
5. Klik Manage automatic replies under Automatic replies.
6. Udfyld beskeden og evt. tidsrum, og gem.

Løsning 3: PowerShell

PowerShell er smart, hvis du skal sætte autosvar på flere postkasser, eller hvis du vil have præcis styr på tidspunkterne. Forbind først til Exchange Online – se evt. vores guide Sådan forbinder du sikkert til Exchange Online PowerShell.

Slå autosvar til med det samme

Connect-ExchangeOnline

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity jens@firma.dk `
    -AutoReplyState Enabled `
    -InternalMessage "Jens er ikke på kontoret. Kontakt i stedet info@firma.dk." `
    -ExternalMessage "Tak for din mail. Jens er ikke på kontoret. Kontakt os på info@firma.dk." `
    -ExternalAudience All

AutoReplyState kan have tre værdier:

• Enabled – autosvaret sendes, indtil du slår det fra igen
• Scheduled – autosvaret sendes kun mellem StartTime og EndTime
• Disabled – ingen autosvar (standard)

ExternalAudience bestemmer, hvem uden for virksomheden der får svaret:

• All – alle eksterne afsendere
• Known – kun afsendere, der står i postkassens kontakter
• None – ingen eksterne, kun kolleger får svaret

Autosvar i en bestemt periode

Datoformatet i StartTime og EndTime følger de regionale indstillinger på den pc, du kører kommandoen fra. Det giver nemt forvirring mellem dansk og amerikansk datoformat. Brug derfor Get-Date, så er der ingen tvivl:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity jens@firma.dk `
    -AutoReplyState Scheduled `
    -StartTime (Get-Date "2026-10-12 08:00") `
    -EndTime (Get-Date "2026-10-23 16:00") `
    -InternalMessage "Jens holder ferie og er tilbage 26. oktober." `
    -ExternalMessage "Tak for din mail. Jens er tilbage 26. oktober. Haster det, så skriv til info@firma.dk." `
    -ExternalAudience All

Beskederne understøtter HTML, så vil du have linjeskift, kan du bruge <br> i teksten.

Tjek hvad der er sat op

Get-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity jens@firma.dk |
    Format-List AutoReplyState, StartTime, EndTime, ExternalAudience, InternalMessage, ExternalMessage

Slå autosvaret fra igen

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity jens@firma.dk -AutoReplyState Disabled

Når en medarbejder er stoppet

Er medarbejderen fratrådt, er et permanent autosvar (Enabled) en god måde at fortælle kunderne, hvor de skal henvende sig. Sørg for, at postkassen stadig findes – slettes brugeren, eller fjernes licensen, kan der ikke sendes autosvar. Mange vælger at konvertere postkassen til en delt postkasse, så den ikke kræver licens, og så beholde autosvaret.

Skal mails samtidig sendes videre til en kollega, kan du kombinere autosvaret med videresendelse. Skal der videresendes til en ekstern adresse, så læs Fejl 550 5.7.520: Videresendelse til ekstern mail i Microsoft 365 først.

Problemer?

• Der kommer intet autosvar: Tjek med Get-MailboxAutoReplyConfiguration, at AutoReplyState ikke står til Disabled. Står den til Scheduled, så kontrollér, at nu ligger mellem StartTime og EndTime.
• Kun kolleger får svaret: ExternalAudience står sandsynligvis til None eller Known, eller ExternalMessage er tom. Sæt den til All og udfyld en ekstern besked.
• Fejl om manglende InternalMessage: Når AutoReplyState er Enabled eller Scheduled, skal der være en intern besked.
• Forkert dato eller tidspunkt: Brug Get-Date som vist ovenfor i stedet for at skrive datoen som tekst.
• Du kan ikke se fanen Mail i admincenteret: Brugeren har ingen Exchange-postkasse, typisk fordi licensen mangler.

Konklusion

Det tager kun et par minutter at sætte autosvar på en kollegas postkasse – i admincenteret, hvis det er en enkelt gang, og med PowerShell, hvis du vil have styr på perioden eller skal ramme flere postkasser. Husk at slå det fra igen, når medarbejderen er tilbage. Har I brug for hjælp med jeres Microsoft 365, kan Todo-IT hjælpe.