Privatlivspolitik
Sådan behandler Todo-IT ApS dine oplysninger, når du bruger todo-it.dk og webshoppen, eller når du skriver eller ringer til os.
Sidst opdateret
1. Kort fortalt
- Vi bruger dine oplysninger til at svare dig, sælge og levere dine varer og holde siden sikker og kørende.
- Statistik, chat og markedsføring kører kun, hvis du siger ja. Du kan altid ændre dit valg under Samtykkeindstillinger nederst på siden.
- Dine kortoplysninger ser vi aldrig. Du taster dem hos betalingsfirmaet Stripe.
- Vi sælger ikke dine oplysninger.
- Vi sletter eller anonymiserer automatisk dine oplysninger i webshoppen, når fristerne i afsnit 6 er gået. Du kan også selv slette din konto.
- Du kan altid spørge, hvad vi har om dig, og bede os rette eller slette det. Skriv til support@todo-it.dk.
2. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?
Todo-IT ApS
Nørupvej 33
4300 Holbæk
CVR: 46406664
E-mail: support@todo-it.dk
Telefon: +45 22 78 27 20
3. Hvad politikken dækker
Politikken gælder, når du:
- besøger todo-it.dk, bruger kontaktformularen eller vores gratis værktøjer
- henter vores supportprogram til fjernsupport
- handler i webshoppen på todo-it.dk/shop — med eller uden konto
- skriver eller ringer til os.
Todo-IT Platformen (platform.todo-it.dk), som vores erhvervskunder og medarbejdere logger ind på, har sin egen privatlivspolitik på platform.todo-it.dk/privatlivspolitik.
4. Hvad vi bruger dine oplysninger til
Hvert afsnit siger, hvad vi gemmer, hvorfor, på hvilket grundlag, hvem der ellers får det, og hvor længe vi gemmer det. Alle frister står samlet i afsnit 6.
4.1 Når du skriver til os — kontaktformular, e-mail og telefon
Hvad: i kontaktformularen dit navn, din arbejdsmail, emne og besked (skal udfyldes) og virksomhed og telefon (frivilligt). Med beskeden følger tidspunktet, din IP-adresse og din browsers identifikation (User-Agent). Skriver du en mail eller ringer, får vi det, du selv fortæller os.
Hvorfor: for at svare dig, sende dig en kvittering for, at vi har modtaget beskeden, og kunne skelne rigtige henvendelser fra automatisk spam.
Retsgrundlag: vores legitime interesse i at besvare henvendelser og holde spam ude (GDPR art. 6, stk. 1, litra f). Handler henvendelsen om et køb eller en aftale, også at du har bedt om et tilbud eller en aftale (art. 6, stk. 1, litra b).
Hvem får det: beskeden sendes som e-mail til vores postkasse support@todo-it.dk hos Microsoft 365, og kvitteringen sendes til den adresse, du har skrevet. En henvendelse kan blive oprettet som en sag i vores supportsystem, Todo-IT Platformen, så vi kan følge den til dørs. Fejler afsendelsen, skrives din e-mailadresse i vores serverlog, så vi kan finde henvendelsen igen.
Hvor længe: mails til og fra support@todo-it.dk slettes automatisk 3 år efter, de er modtaget eller sendt. Bliver henvendelsen til en sag i supportsystemet, har vi endnu ingen fast slettefrist for sagen: vi gemmer den, så længe vi har brug for den til at følge op og dokumentere, hvad vi har aftalt og gjort, og vi sletter den, hvis du beder om det, medmindre vi skal gemme den.
4.2 Din konto og dit login i webshoppen
Du logger ind med et engangslink, som vi sender til din e-mail. Der er ingen adgangskode.
Hvad: din e-mailadresse. For hvert login-link: et fingeraftryk (hash) af linket — ikke selve linket — hvilken side du skal tilbage til, hvornår linket blev lavet, udløber og blev brugt, og den IP-adresse, linket blev bestilt fra. For hvert login: et fingeraftryk af login'et, hvornår det blev oprettet, udløber og sidst blev brugt, og om du har logget ud. På kontoen: hvornår du sidst loggede ind, og om kontoen er spærret.
Hvorfor: for at give dig den konto, du har bedt om, og beskytte den mod misbrug. IP-adressen bruger vi til at begrænse, hvor mange login-links der kan bestilles fra samme sted.
Retsgrundlag: aftalen med dig om en konto (art. 6, stk. 1, litra b). IP-adressen: vores legitime interesse i sikkerhed og i at forhindre misbrug (art. 6, stk. 1, litra f).
Hvem får det: login-linket sendes som e-mail gennem Microsoft 365 fra en af vores egne postkasser.
Hvor længe: linket virker i 20 minutter. Du er logget ind i 30 dage fra sidste besøg, dog højst 90 dage i alt; derefter skal du logge ind igen. Registreringerne af links og logins slettes 30 dage efter, at de er udløbet, eller at du har logget ud.
4.3 Din kundeprofil i webshoppen
Hvad: e-mail, navn, telefon, om du handler som privat eller erhverv, firmanavn og CVR-nummer, faktura- og leveringsadresse, hvornår profilen blev oprettet og sidst gemt, og en eventuel individuel rabat.
Kobling til din virksomheds aftale: har du også login til vores kundeportal hos en af vores erhvervskunder, og hører din bekræftede e-mailadresse kun til én aktiv kunde, kobler vi din webshopkonto til den kunde, når du logger ind, så du får virksomhedens aftalte priser. En medarbejder hos os kan også koble din konto til din virksomhed, når vi har sikret os, at du hører til den. Vi registrerer, hvilken virksomhed du er koblet til, og hvordan, hvornår og af hvem koblingen blev lavet.
Udfyldt på forhånd: er din konto koblet sådan, udfylder vi de tomme felter i din profil med de oplysninger, vi allerede har om din virksomhed og dig i vores kundesystem: firmanavn, CVR-nummer og adresse, og dit navn og telefon. Er du ansat hos os, udfylder vi kun navn og telefon. Vi overskriver aldrig noget, du selv har skrevet, og du kan rette det hele.
CVR-opslag: trykker du på «Hent fra CVR», slår vi CVR-nummeret op i Det Centrale Virksomhedsregister og udfylder firmanavn og adresse. Kun CVR-nummeret sendes med — ikke dit navn, din e-mail eller andet, du har skrevet (se 4.4).
Hvorfor: for at kunne handle med dig, huske dine adresser og give dig de priser, din virksomhed har aftalt med os.
Retsgrundlag: aftalen med dig (art. 6, stk. 1, litra b). Koblingen, den forhåndsudfyldte profil og rabatten: vores legitime interesse i at give vores erhvervskunder deres aftalte priser og gøre det nemt for deres medarbejdere at handle (art. 6, stk. 1, litra f).
Hvem får det: hos os kun de medarbejdere, der har fået særlig adgang til webshoppen. Ingen har den adgang som standard.
Hvor længe: du kan selv slette kontoen under Konto → Slet min konto (se afsnit 9). Ellers sletter vi den, når du ikke har logget ind i 24 måneder — har du ordrer, dog først når fristerne for dem alle er gået (4.4).
4.4 Når du bestiller — også som gæst
Hvad: e-mail, navn, telefon, om du handler som privat eller erhverv, firmanavn og CVR-nummer, faktura- og leveringsadresse, som de så ud, da du bestilte (inkl. modtagernavn og «att.»), din kommentar til ordren, hvilken version af handelsbetingelserne du accepterede og hvornår, varer, beløb, rabat, ordrens status og tidspunkter. Handler du som gæst, får du et personligt link til ordren; vi gemmer kun et fingeraftryk (hash) af det. Din IP-adresse gemmes ikke på ordren.
CVR-opslaget: bruger du «Hent fra CVR», sendes CVR-nummeret fra vores server til Datafordeleren, som er statens udstiller af registerdata. Svarer Datafordeleren ikke, kan vi i stedet spørge DanskCVRAPI (WeStack), som videregiver de samme offentlige registerdata. Svaret huskes i op til 24 timer i serverens hukommelse, så vi ikke spørger om det samme nummer igen og igen. Din IP-adresse bruges kun i serverens hukommelse til at begrænse antallet af opslag.
Hvorfor: for at behandle, levere og følge op på din ordre, og for at kunne dokumentere, hvad vi har aftalt.
Retsgrundlag: aftalen med dig (art. 6, stk. 1, litra b).
Hvem får det: Stripe (betaling, 4.5), vores distributør DCS og dennes fragtfirma (levering, 4.6), Microsoft 365 (mails, 4.7), og hos os kun medarbejdere med adgang til webshoppen.
Hvor længe: når en ordre er helt afsluttet, fjerner vi dine oplysninger fra den — navn, e-mail, telefon, adresser, firmanavn, CVR-nummer og kommentar. Beløb, varer og datoer beholder vi uden dine oplysninger til regnskab og statistik. Det sker:
- for ubetalte og annullerede ordrer 90 dage efter annulleringen
- for afviste ordrer 12 måneder efter afvisningen
- for ordrer med faktura, når bogføringslovens frist er gået: 5 år efter udgangen af det regnskabsår, fakturaen er udstedt i.
4.5 Betaling med kort (Stripe)
Du betaler på Stripes egen betalingsside (Stripe Checkout). Dine kortoplysninger taster du kun hos Stripe; vi ser og gemmer dem aldrig.
Beløbet reserveres på dit kort, når du bestiller, og trækkes, når varerne sendes. Stripe gemmer dit kort til den ene ordre. Vi bruger det gemte kort, uden at du er til stede, til to ting og kun for den ordre: at forny reservationen, mens ordren venter på at blive sendt, og at trække beløbet, når varerne sendes. Kan kortet ikke bruges, skriver vi til dig og beder dig betale på ordresiden.
Hvad sender vi til Stripe: din e-mailadresse, ordrens nummer og vores interne id'er for ordren og betalingen, varelinjerne (navn, antal og pris) og den adresse, du sendes tilbage til efter betalingen. Handler du som gæst, indeholder den adresse dit personlige ordrelink. Stripe opretter en kundeprofil til ordren med din e-mailadresse, og dit kort gemmes på den.
Hvad gemmer vi: Stripes id'er for betalingen og kundeprofilen, beløb, status og en eventuel fejlbesked. Ingen kortdata.
Retsgrundlag: aftalen med dig (art. 6, stk. 1, litra b).
Modtager: Stripe Payments Europe, Limited (Irland). Stripe behandler betalingen for os. Til svindelforebyggelse, kontrol efter hvidvaskloven og sine egne lovpligtige formål er Stripe selvstændigt dataansvarlig; det står i Stripes privatlivspolitik på stripe.com/privacy.
Hvor længe: når ordren er afregnet — beløbet er trukket og fakturaen udstedt — eller hvis den annulleres eller ikke kan gennemføres, sletter vi kundeprofilen hos Stripe, og dermed det gemte kort. Selve betalingen gemmer Stripe efter sine egne lovpligtige frister. Vores registrering af betalingen følger ordren (4.4).
4.6 Levering
Varerne sendes direkte fra vores distributør DCS (dcs.dk) til dig med et fragtfirma, fx GLS, PostNord eller DAO.
Hvad sender vi til DCS: leveringsnavn, adresse, postnummer, by, land, «att.», telefon, din e-mailadresse (hvis den er højst 40 tegn), vores ordrenummer og varerne. Todo-IT står som afsender. Din kommentar til ordren sendes ikke med. Fra DCS får vi fragtfirmaets navn og trackingnummeret, så du kan følge pakken. For hvert forsøg gemmer vi, hvad vi sendte, og hvad DCS svarede.
Hvorfor: for at få varerne leveret til dig. Telefon og e-mail bruger fragtfirmaet til at give dig besked om pakken.
Retsgrundlag: aftalen med dig (art. 6, stk. 1, litra b).
Modtagere: DCS og det fragtfirma, der bringer pakken ud.
Hvor længe: vores kopi af det, vi sendte til DCS, anonymiseres sammen med ordren (4.4). Hos DCS og fragtfirmaet gemmes oplysningerne efter deres egne regler.
4.7 Mails om din ordre og dit login
Vi sender dig mails med login-link, når vi har modtaget din ordre, når den er bekræftet eller ikke kan gennemføres, når varerne er sendt og beløbet trukket (med din faktura), og hvis vi har brug for, at du betaler igen — i så fald også én påmindelse. Ordrebekræftelsen har handelsbetingelserne og fortrydelsesformularen vedhæftet som PDF. Svarer du på en mail, lander svaret hos support@todo-it.dk (4.1).
Hvad: din e-mail og dit navn, og ordrens detaljer i selve mailen. I vores mailhistorik gemmer vi modtager, navn, emne, mailtype, om mailen blev sendt, og hvornår.
Hvorfor: for at holde dig orienteret om din ordre og give dig en kvittering, som loven kræver. Mailhistorikken bruger vi til at kunne dokumentere og fejlsøge, om en mail blev sendt.
Retsgrundlag: aftalen med dig og vores pligt til at bekræfte aftalen (art. 6, stk. 1, litra b og c). Mailhistorikken: vores legitime interesse i at kunne dokumentere og fejlsøge (art. 6, stk. 1, litra f).
Modtager: Microsoft 365, som sender mailene for os. Sender vi fra webshoppens egen postkasse, ligger en kopi i dens «Sendt post».
Hvor længe: din adresse og dit navn fjernes fra mailhistorikken efter 12 måneder. Kopier i vores postkasser slettes 3 år efter, de er sendt (4.1).
4.8 Faktura og bogføring
Når beløbet trækkes, laver vi en faktura, som du kan se på din ordreside og får med mailen.
Hvad: dit navn, firmanavn, CVR-nummer og adresse, vores egne oplysninger, beløbet, og at der er betalt med kort.
Retsgrundlag: vores pligt efter bogføringsloven (art. 6, stk. 1, litra c) og aftalen med dig (art. 6, stk. 1, litra b).
Hvor længe: 5 år efter udgangen af det regnskabsår, fakturaen er udstedt i. Derefter fjerner vi dine oplysninger fra den.
4.9 Fortrydelse og reklamation
Fortryder du et køb med funktionen Fortryd aftale, gemmer vi dit navn, din e-mail, hvilken ordre det gælder, og hvornår du fortrød, og sender dig en kvittering. Skriver du til os om en fejl ved en vare, behandler vi det som en henvendelse (4.1).
Retsgrundlag: vores pligt efter forbrugeraftaleloven og købeloven (art. 6, stk. 1, litra c) og aftalen med dig (art. 6, stk. 1, litra b).
Hvor længe: navn og e-mail på fortrydelsen fjernes sammen med ordrens oplysninger (4.4). At du fortrød, og hvornår, bliver stående uden dit navn.
4.10 Kurv og visningsvalg
Din kurv gemmes i din egen browser som en liste over varenumre og antal — uden navn, pris eller andet om dig. Den sendes til os, når kurvsiden henter aktuelle priser og lagerstatus. Efter en betaling husker browseren id'erne på dine seneste højst 20 betalte ordrer, så kurven kun tømmes én gang. Om du vil se priser med eller uden moms, husker vi i en cookie. Detaljerne står i afsnit 10.
Retsgrundlag: vores legitime interesse i, at butikken virker, som du forventer (art. 6, stk. 1, litra f).
Produktbilleder og -data henter vi fra Icecat ud fra varens stregkode. Der følger ingen oplysninger om dig med, og billederne vises fra vores egen server.
4.11 Sikkerhed og beskyttelse mod misbrug
Hvad: din IP-adresse (ved IPv6 kun netværksdelen). Vi tæller, hvor mange forespørgsler der kommer fra samme adresse, og bremser, hvis der kommer for mange. Når du bruger butikken, sender todo-it.dk din IP-adresse videre til Todo-IT Platformen, der driver butikken, så bremsen også virker dér. Afviste forsøg på at bruge interne funktioner skrives i serverloggen med IP-adressen.
Hvorfor: for at beskytte siden, butikken og dig mod angreb, spam og misbrug.
Retsgrundlag: vores legitime interesse i sikkerhed og i at forhindre misbrug (art. 6, stk. 1, litra f).
Hvem får det: kun os, på vores server hos Hetzner (4.12).
Hvor længe: tællerne ligger kun i serverens hukommelse. Grænsen for login-links tælles dog fra de gemte login-links (4.2). Linjer i serverloggen: se 4.12.
4.12 Drift, hosting, logs og sikkerhedskopier
Hvor siden kører: todo-it.dk, webshoppen og Todo-IT Platformen med dens database — hvor webshoppens kunder, ordrer og fakturaer ligger — kører på en server, vi lejer hos Hetzner Online GmbH i Tyskland og selv administrerer. Din browser henter siden direkte fra den server. Vores domænenavne administreres hos Cloudflare (DNS).
Logs: når du henter en side, registrerer vores webserver din IP-adresse, tidspunktet, adressen på siden og din browsers identifikation. Vores program logger desuden hændelser og fejl, bl.a. hvilken adresse en mail er sendt til; i butikkens loglinjer fjerner vi med vilje personlige ordrelinks. Fejl i Todo-IT Platformen gemmes i en fejllog, som kan indeholde fx en e-mailadresse.
Sikkerhedskopier: hver nat tager vi en krypteret sikkerhedskopi af serveren, også af databasen med webshoppens data, og lægger den på en separat lagerplads. Kun vi har nøglen til at læse den.
Hvorfor: for at holde siden kørende, finde og rette fejl, opdage angreb og kunne genskabe data efter et nedbrud.
Retsgrundlag: vores legitime interesse i drift og sikkerhed (art. 6, stk. 1, litra f), som også opfylder vores pligt til at sikre oplysningerne efter art. 32.
Modtager: Hetzner Online GmbH (Tyskland) som vores databehandler.
Hvor længe: serverlogs højst 30 dage. Platformens fejllog 90 dage. Sikkerhedskopier 30 dage. Sletter vi noget, er det derfor helt væk fra sikkerhedskopierne senest 30 dage efter.
4.13 Statistik med Google Analytics — kun hvis du siger ja
Siger du ja til Statistik, bruger vi Google Analytics til at se, hvilke sider der bliver læst, og på hvilke enheder og browsere, så vi kan gøre siderne bedre.
Hvad: et tilfældigt id i cookies, de sider du ser, inkl. sidens adresse, hvor du kom fra, og oplysninger om din enhed, browser og omtrentlige placering. Google modtager din IP-adresse, når scriptet hentes. Det er ikke anonymt: cookien gør det muligt at kæde dine besøg sammen. På siderne med dit personlige ordrelink, din faktura og login-bekræftelsen hentes Google Analytics aldrig (10.5).
Retsgrundlag: dit samtykke (art. 6, stk. 1, litra a, og cookiebekendtgørelsens § 3).
Modtager: Google Ireland Limited, som vores databehandler efter Googles databehandlervilkår for Google Analytics. Oplysningerne kan også behandles af Google LLC i USA (se afsnit 5).
Hvor længe: cookierne lever 2 år. Hos Google slettes statistikken om den enkelte besøgende efter 14 måneder.
4.14 Chat med tawk.to — kun hvis du siger ja
Siger du ja til Support og chat, viser vi et chatvindue fra tawk.to. Det hentes først, når du begynder at bruge siden, eller efter 15 sekunder. Siger du nej, hentes det slet ikke, og du kan i stedet skrive eller ringe til os.
Hvad: et besøgende-id i cookies og browserens lager, adressen på den side, du er på, din IP-adresse og browser, og det, du skriver i chatten — også navn og e-mail, hvis du giver os dem.
Retsgrundlag: dit samtykke til at hente chatten (art. 6, stk. 1, litra a). Det, du skriver: vores legitime interesse i at svare dig (art. 6, stk. 1, litra f).
Modtager: tawk.to, Inc. (USA), som vores databehandler efter tawk.to's databehandlertillæg, se afsnit 5.
Hvor længe: cookierne lever op til 6 måneder (afsnit 10). Samtalerne gemmes i vores konto hos tawk.to, som ikke sletter dem af sig selv; vi sletter samtaler, når de er 3 år gamle.
4.15 Markedsføring med LinkedIn — kun hvis du siger ja
Siger du ja til Markedsføring, bruger vi LinkedIn Insight Tag. Det måler, hvilke af vores annoncer på LinkedIn der fører til besøg, og lader os vise vores annoncer på LinkedIn til folk, der har besøgt siden (retargeting). Sender du os en besked gennem kontaktformularen, kan vi melde det til LinkedIn som et resultat af en annonce — uden beskedens indhold. LinkedIn kan genkende dig på tværs af andre websites; derfor er det et valg for sig, som du kan sige nej til alene.
Hvad: cookies fra LinkedIn, dit besøg, adressen på siden, din IP-adresse og browser. Er du medlem af LinkedIn, kan LinkedIn koble besøget til din profil. Vi ser aldrig, hvem du er — kun samlede rapporter.
Retsgrundlag: dit samtykke (art. 6, stk. 1, litra a).
Fælles ansvar: vi og LinkedIn Ireland Unlimited Company er fælles dataansvarlige for indsamlingen af oplysningerne på vores side og overførslen til LinkedIn. Det, LinkedIn bagefter gør med dem, er LinkedIns eget ansvar; det står i LinkedIns privatlivspolitik på linkedin.com/legal/privacy-policy. Du kan bruge dine rettigheder over for os eller over for LinkedIn.
Hvor længe: cookierne lever fra 1 dag til 1 år (afsnit 10). LinkedIn fjerner oplysninger, der direkte udpeger dig, inden for 7 dage og sletter resten inden for 180 dage.
4.16 Vores gratis værktøjer (DNS-opslag og tilgængelighedstjek)
Hvad: det domænenavn eller den adresse, du skriver. Din IP-adresse bruges kun til at begrænse antallet af opslag og ligger kun i serverens hukommelse.
Hvordan: DNS-opslaget laves fra vores server gennem Cloudflares DNS-tjeneste; din IP-adresse følger ikke med. Tilgængelighedstjekket kontakter den adresse, du har valgt, fra vores server.
Retsgrundlag: vores legitime interesse i at stille værktøjerne til rådighed og beskytte dem mod misbrug (art. 6, stk. 1, litra f).
Hvor længe: vi gemmer intet.
4.17 Fjernsupport
Henter du vores supportprogram på todo-it.dk/fjernsupport og starter det, melder programmet sig på vores egen RustDesk-server (rd.todo-it.dk). Så kan vi forbinde til din computer, når du har læst programmets ID og kode op for os.
Hvad: programmets ID-nummer, den IP-adresse, det meldte sig fra, og hvornår det første gang meldte sig. Serveren får ikke dit navn, din computers navn eller din bruger. Under en session ser vores medarbejder det, du giver adgang til på din skærm.
Hvorfor: for at kunne give dig den hjælp, du har bedt om, og for at kunne se, at programmet er startet, så vi kan knytte det til din virksomhed, hvis vi skal hjælpe igen.
Retsgrundlag: vores legitime interesse i at kunne yde fjernsupport (art. 6, stk. 1, litra f), og er du kunde, aftalen med dig eller din virksomhed (art. 6, stk. 1, litra b).
Hvem får det: kun os. RustDesk-serveren kører på en server, vi lejer hos Hetzner Online GmbH i Tyskland, og Todo-IT Platformen henter registreringerne derfra, så vores medarbejdere kan se dem.
Hvor længe: vi har endnu ingen fast slettefrist. RustDesk-serveren sletter ikke selv registreringen, og i Platformen ligger den, til 14 dage efter at den er væk fra RustDesk-serveren. Bliver din computer en fast del af en aftale med os, hører registreringen derefter til den aftale. Vil du have registreringen slettet, så skriv til os.
5. Hvem vi deler oplysninger med
Vi giver kun oplysninger videre, når det er nødvendigt for at levere det, du har bedt om, når du har sagt ja, eller når loven kræver det. Myndigheder kan få oplysninger, hvis loven kræver det.
| Modtager | Hvad og hvorfor | Hvor |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Servere, database og drift (4.12, 4.17) — vores databehandler | Tyskland |
| Lagerpladsen til sikkerhedskopier | Krypterede kopier (4.12) — vores databehandler; kan ikke læse dem | Oplyses på forespørgsel |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365) | Postkasser og mails (4.1, 4.2, 4.7) — vores databehandler | EU; se overførsler |
| Stripe Payments Europe, Limited | Kortbetaling og det gemte kort til ordren (4.5) | Irland; se overførsler |
| DCS og fragtfirmaet | Levering (4.6) | Oplyses på forespørgsel |
| Datafordeleren og DanskCVRAPI (WeStack) | Kun CVR-nummeret ved «Hent fra CVR» (4.4) | Danmark/Tyskland |
| Cloudflare | DNS for vores domæner og DNS-opslag i værktøjerne (4.12, 4.16) — ingen oplysninger om dig | se overførsler |
| Google Ireland Limited | Statistik, kun med samtykke (4.13) — vores databehandler | Irland; se overførsler |
| tawk.to, Inc. | Chat, kun med samtykke (4.14) — vores databehandler | USA |
| LinkedIn Ireland Unlimited Company | Markedsføring, kun med samtykke (4.15) — fælles dataansvarlig | Irland; se overførsler |
Hos os har kun de medarbejdere adgang, der har brug for det i deres arbejde. Webshoppens kunder og ordrer kan kun ses af medarbejdere med særlig adgang til webshoppen.
Overførsel til lande uden for EU/EØS
Nogle modtagere er amerikanske eller har amerikanske moderselskaber, så oplysninger kan blive behandlet i USA. Det sker på dette grundlag:
| Modtager i USA | Grundlag |
|---|---|
| Google LLC (Analytics) | EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework (tilstrækkeligt beskyttelsesniveau); Google LLC er certificeret |
| LinkedIn Corporation | EU-US Data Privacy Framework; LinkedIn Corporation er certificeret |
| tawk.to, Inc. | EU-US Data Privacy Framework; tawk.to, Inc. er certificeret |
| Stripe i USA | Stripes aftale om dataoverførsler (Data Transfers Addendum): EU-US Data Privacy Framework og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser |
| Microsoft Corporation | Microsofts databehandleraftale: EU-US Data Privacy Framework og EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser |
| Cloudflare, Inc. | EU-US Data Privacy Framework; Cloudflare, Inc. er certificeret |
Du kan altid skrive til os og få en kopi af de relevante garantier.
6. Hvor længe vi gemmer oplysningerne — overblik
Webshoppens frister håndhæves af en automatisk oprydning, der kører hver nat.
| Oplysninger | Frist |
|---|---|
| Mails til og fra support@todo-it.dk | 3 år efter, de er modtaget eller sendt |
| Sager i vores supportsystem | Ingen fast frist endnu; så længe vi har brug for sagen, og slettes, hvis du beder om det (4.1) |
| Login-link | Virker i 20 minutter; registreringen slettes 30 dage efter udløb |
| Login i webshoppen | 30 dage fra sidste besøg, højst 90 dage; registreringen slettes 30 dage efter |
| Kundekonto | Til du sletter den, eller efter 24 måneder uden login, når ingen ordre har en frist tilbage |
| Ubetalte og annullerede ordrer | Oplysninger fjernes 90 dage efter annulleringen |
| Afviste ordrer | Oplysninger fjernes efter 12 måneder |
| Ordrer med faktura, fakturaen, betalinger, levering og fortrydelse | 5 år efter udgangen af det regnskabsår, fakturaen er udstedt i |
| Gemt kort hos Stripe | Slettes, når ordren er afregnet, annulleret eller afvist |
| Mailhistorik over mails til dig | Adresse og navn fjernes efter 12 måneder |
| Tællere mod misbrug (IP-adresse) | Kun i serverens hukommelse |
| Svar fra CVR-opslag | Højst 24 timer i serverens hukommelse |
| Serverlogs | Højst 30 dage |
| Platformens fejllog | 90 dage |
| Sikkerhedskopier | 30 dage |
| Chatsamtaler hos tawk.to | Slettes, når de er 3 år gamle |
| Fjernsupport (programmets ID og IP-adresse) | Ingen fast frist endnu; slettes, hvis du beder om det (4.17) |
| Google Analytics | Cookies 2 år; statistik om den enkelte hos Google 14 måneder |
| Cookies 1 dag til 1 år; hos LinkedIn højst 180 dage | |
| Dit samtykkevalg | 180 dage i din browser |
| Værktøjerne (DNS, tilgængelighed) | Intet gemmes |
Når en medarbejder ændrer noget ved din konto eller ordre — fx spærrer en konto eller sletter oplysninger efter din anmodning — registrerer vi i vores revisionsspor hvornår, hvem og hvad, med et internt kundenummer eller ordrenummer, ikke dit navn eller din e-mail. Når dine oplysninger er fjernet, kan nummeret ikke længere føres tilbage til dig. Revisionssporet slettes automatisk efter 5 år.
7. Skal du give os oplysningerne?
- Kontaktformularen: navn, arbejdsmail, emne og besked skal udfyldes, ellers kan vi ikke svare dig. Virksomhed og telefon er frivillige.
- Webshoppen: for at bestille skal du oplyse e-mail, navn, telefon (så fragtfirmaet kan give dig besked om pakken) og fakturaadresse — og en leveringsadresse, hvis varerne skal et andet sted hen. Handler du som erhverv, skal du også oplyse firmanavn og CVR-nummer. Alle skal acceptere handelsbetingelserne. Uden de oplysninger kan vi ikke indgå aftalen og levere varerne. Kommentaren er frivillig. Når du har købt, er vi efter bogføringsloven forpligtet til at gemme fakturaen.
- Cookies: alt ud over de nødvendige er frivilligt. Siger du nej, virker siden og butikken stadig.
8. Automatiske afgørelser
Vi træffer ingen afgørelser om dig, der alene bygger på automatisk behandling og har retsvirkning for dig eller på lignende måde påvirker dig betydeligt. Enkelte ting sker automatisk: koblingen til en erhvervskundes aftalte priser (4.3), frasorteringen af spam i kontaktformularen (4.1) og bremsen mod for mange forespørgsler (4.11). Mener du, at noget af det har ramt dig forkert, så skriv til os, så ser en medarbejder på det.
9. Dine rettigheder
Du har ret til at:
- få indsigt i de oplysninger, vi har om dig, og få en kopi
- få rettet forkerte oplysninger — din profil kan du også selv rette under Konto
- få slettet dine oplysninger, fx når vi ikke længere har brug for dem, når du trækker et samtykke tilbage, eller når du har gjort indsigelse — medmindre loven pålægger os at gemme dem
- få begrænset behandlingen, fx mens vi undersøger, om noget skal rettes
- få dine oplysninger udleveret i et almindeligt maskinlæsbart format (dataportabilitet), når behandlingen bygger på aftale eller samtykke
- gøre indsigelse mod en behandling, der bygger på vores legitime interesse — og altid mod markedsføring
- trække dit samtykke tilbage når som helst under Samtykkeindstillinger nederst på siden. Det gælder fra den næste side, du åbner, og ændrer ikke ved det, der er sket før.
Slet din konto selv: under Konto → Slet min konto i webshoppen. Af sikkerhedshensyn skal du have logget ind inden for de sidste 15 minutter, og en ordre, der ikke er færdig — fx venter på betaling eller afsendelse — stopper sletningen, til den er afsluttet. Kontoen og dit login slettes med det samme. Fra ordrer uden faktura fjerner vi dine oplysninger med det samme. På ordrer med faktura fjerner vi straks din e-mail, dit telefonnummer, din kommentar og en anden leveringsadresse; navn, adresse og for erhverv firmanavn og CVR-nummer skal blive på fakturaen, til bogføringslovens frist er gået.
Alt andet: skriv til support@todo-it.dk, eller ring på +45 22 78 27 20. Har du handlet som gæst, kan du også bede os slette eller udlevere oplysningerne om dine ordrer. Vi kan bede dig bekræfte, at du er den, du siger, fx ved at svare fra den e-mailadresse, din konto eller ordre står på.
Vi svarer inden for en måned. Er din anmodning særlig omfattende, kan fristen forlænges med op til to måneder; så får du besked inden for den første måned.
Har vi sendt dine oplysninger videre til DCS eller Stripe, og retter eller sletter vi dem efter din anmodning, giver vi også dem besked, medmindre det er umuligt eller uforholdsmæssigt svært.
Klage til Datatilsynet
Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, er du altid velkommen til at skrive til os først. Du kan også klage til Datatilsynet:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk
11. Ændringer
Vi opdaterer politikken, når vi ændrer, hvordan vi behandler oplysninger. Datoen øverst viser, hvornår den sidst blev ændret. Ændrer vi noget væsentligt om webshoppen, skriver vi det også på siden, før det træder i kraft.
12. Kontakt
Har du spørgsmål til politikken, eller vil du bruge dine rettigheder, så skriv eller ring:
Todo-IT ApS
Nørupvej 33, 4300 Holbæk
CVR: 46406664
E-mail: support@todo-it.dk
Telefon: +45 22 78 27 20