Fjernsupport 22 78 27 20 Kontakt os
Apps og integrationer

Databehandleraftale

EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser mellem jeres virksomhed som dataansvarlig og Todo-IT ApS som databehandler — med bilag for Tillægskontrol.

Sidst opdateret · version 1.0

Om aftalen

Aftalen gælder, når Todo-IT ApS behandler personoplysninger for en virksomhed i en af Todo-IT's apps og integrationer — i dag Tillægskontrol. Virksomheden er dataansvarlig, og Todo-IT er databehandler. Den hører sammen med Vilkår for Todo-IT's apps og integrationer.

Bestemmelserne er EU's egne. Afdeling I-III er EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser mellem dataansvarlige og databehandlere efter artikel 28, stk. 7, i databeskyttelsesforordningen — Kommissionens gennemførelsesafgørelse (EU) 2021/915 af 4. juni 2021 — gengivet ordret efter den danske udgave i Den Europæiske Unions Tidende, L 199 af 7.6.2021, s. 18.

Valgene i teksten: Hvor bestemmelserne selv beder parterne vælge, er valget skrevet ind: forordning (EU) 2016/679 (alternativ 1 i bestemmelse 1, 8 og 9), generel skriftlig godkendelse af underdatabehandlere med 30 dages varsel (bestemmelse 7.7, alternativ 2), og den valgfri bestemmelse 5 (dockingklausul) er med. Henvisningerne til forordning (EU) 2018/1725 gælder EU's egne institutioner og organer og har ingen betydning mellem parterne.

Bilagene er udfyldt for Tillægskontrol. Den dataansvarlige udfylder sine oplysninger i bilag I, når aftalen underskrives.

Sådan indgås aftalen: skriv til support@todo-it.dk, så sender vi aftalen til underskrift. Den kan underskrives elektronisk. Tillægskontrol tages ikke i brug med jeres oplysninger, før aftalen er underskrevet. Strider noget i vilkårene eller en anden aftale mod bestemmelserne, har bestemmelserne forrang (bestemmelse 4).

Afdeling I

Bestemmelse 1 Formål og anvendelsesområde

  1. a) Formålet med disse standardkontraktbestemmelser (herefter bestemmelserne) er at sikre overholdelse af artikel 28, stk. 3 og 4, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse).
  2. b) De dataansvarlige og databehandlerne, der er opført i bilag I, har accepteret disse bestemmelser for at sikre overholdelse af artikel 28, stk. 3 og 4, i forordning (EU) 2016/679 og artikel 29, stk. 3 og 4, i forordning (EU) 2018/1725.
  3. c) Disse bestemmelser finder anvendelse på behandling af personoplysninger som anført i bilag II.
  4. d) Bilag I-IV er en integrerende del af bestemmelserne.
  5. e) Disse bestemmelser berører ikke de forpligtelser, som den dataansvarlige er underlagt i henhold til forordning (EU) 2016/679 og/eller forordning (EU) 2018/1725.
  6. f) Disse bestemmelser sikrer ikke i sig selv, at forpligtelserne vedrørende internationale overførsler i henhold til kapitel V i forordning (EU) 2016/679 og/eller forordning (EU) 2018/1725 overholdes.

Bestemmelse 2 Bestemmelsernes uforanderlighed

  1. a) Parterne forpligter sig til ikke at ændre bestemmelserne, bortset fra at tilføje oplysninger til bilagene eller ajourføre oplysninger i dem.
  2. b) Dette forhindrer ikke parterne i at medtage de standardkontraktbestemmelser, der er fastsat i disse bestemmelser, i en bredere kontrakt eller i at tilføje andre bestemmelser eller yderligere garantier, forudsat at de ikke direkte eller indirekte er i strid med bestemmelserne eller indskrænker de registreredes grundlæggende rettigheder eller frihedsrettigheder.

Bestemmelse 3 Fortolkning

  1. a) Hvor disse bestemmelser anvender de udtryk, der er defineret i henholdsvis forordning (EU) 2016/679 eller forordning (EU) 2018/1725, har disse udtryk samme betydning som i nævnte forordning.
  2. b) Disse bestemmelser skal læses og fortolkes i lyset af bestemmelserne i henholdsvis forordning (EU) 2016/679 eller forordning (EU) 2018/1725.
  3. c) Disse bestemmelser må ikke fortolkes på en måde, der strider mod de rettigheder og forpligtelser, der er fastsat i forordning (EU) 2016/679/forordning (EU) 2018/1725, eller på en måde, som berører de registreredes grundlæggende rettigheder eller frihedsrettigheder.

Bestemmelse 4 Hierarki

I tilfælde af uoverensstemmelse mellem disse bestemmelser og bestemmelserne i tilknyttede aftaler mellem parterne, der eksisterer på det tidspunkt, hvor disse bestemmelser aftales eller indgås, har disse bestemmelser forrang.

Bestemmelse 5 — Valgfri Dockingklausul

  1. a) Enhver enhed, der ikke er part i disse bestemmelser, kan efter aftale med alle parterne til enhver tid tiltræde disse bestemmelser som dataansvarlig eller databehandler ved at udfylde bilagene og underskrive bilag I.
  2. b) Når bilagene nævnt i punkt a) er udfyldt og underskrevet, behandles den tiltrædende enhed som part i disse bestemmelser og har de rettigheder og forpligtelser, der tilkommer en dataansvarlig eller databehandler i overensstemmelse med udpegelsen af denne i bilag I.
  3. c) Den tiltrædende enhed har ingen rettigheder eller forpligtelser som følge af disse bestemmelser fra den periode, der går forud for enhedens tiltrædelse som part.

Afdeling II — Parternes forpligtelser

Bestemmelse 6 Beskrivelse af behandlingen/behandlingerne

Nærmere oplysninger om behandlingsaktiviteterne, navnlig de kategorier af personoplysninger og formålene med den behandling, hvortil personoplysningerne behandles på vegne af den dataansvarlige, er anført i bilag II.

Bestemmelse 7 Parternes forpligtelser

7.1. Instrukser

  1. a) Databehandleren behandler kun personoplysninger efter dokumenterede instrukser fra den dataansvarlige, medmindre dette kræves i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. I så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre loven forbyder dette af hensyn til vigtige samfundsinteresser. Efterfølgende instrukser kan også gives af den dataansvarlige under hele behandlingen af personoplysninger. Disse instrukser skal altid dokumenteres.
  2. b) Databehandleren underretter straks den dataansvarlige, hvis instrukser fra den dataansvarlige efter databehandlerens opfattelse er i strid med forordning (EU) 2016/679/forordning (EU) 2018/1725 eller de gældende databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

7.2. Formålsbegrænsning

Databehandleren må kun behandle personoplysningerne til det eller de specifikke formål med behandlingen, som er fastsat i bilag II, medmindre han modtager yderligere instrukser fra den dataansvarlige.

7.3. Varigheden af behandlingen af personoplysninger

Behandlingen foretaget af databehandleren må kun finde sted i den periode, der er anført i bilag II.

7.4. Behandlingssikkerhed

  1. a) Databehandleren gennemfører som minimum de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er anført i bilag III, for at garantere personoplysningernes sikkerhed. Dette omfatter beskyttelse af data mod brud på sikkerheden, der fører til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til oplysningerne (brud på persondatasikkerheden). Ved vurderingen af det passende sikkerhedsniveau tager parterne behørigt hensyn til det aktuelle tekniske niveau, gennemførelsesomkostningerne, behandlingens karakter, omfang, kontekst og formål samt de risici, der består for de registrerede.
  2. b) Databehandleren giver kun sine medarbejdere adgang til personoplysninger, der behandles, i det omfang, det er strengt nødvendigt for gennemførelsen, forvaltningen og overvågningen af kontrakten. Databehandleren sikrer, at de personer, der er bemyndiget til at behandle de modtagne personoplysninger, har forpligtet sig til at iagttage fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

7.5. Følsomme oplysninger

Hvis behandlingen omfatter personoplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data eller biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering eller oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser (»følsomme oplysninger«), anvender databehandleren specifikke begrænsninger og/eller supplerende garantier.

7.6. Dokumentation og overholdelse

  1. a) Parterne skal kunne påvise, at de overholder disse bestemmelser.
  2. b) Databehandleren behandler omgående og fyldestgørende forespørgsler fra den dataansvarlige om behandlingen af data i henhold til disse bestemmelser.
  3. c) Databehandleren stiller alle de oplysninger til rådighed for den dataansvarlige, der er nødvendige for at påvise overholdelse af de forpligtelser, der er fastsat i disse bestemmelser, og som følger direkte af forordning (EU) 2016/679 og/eller forordning (EU) 2018/1725. På den dataansvarliges anmodning skal databehandleren også tillade og bidrage til revisioner af de behandlingsaktiviteter, der er omfattet af disse bestemmelser, med rimelige mellemrum, eller hvis der er tegn på manglende overholdelse. Når den dataansvarlige træffer afgørelse om en gennemgang eller revision, kan denne tage hensyn til relevante certificeringer, som databehandleren er i besiddelse af.
  4. d) Den dataansvarlige kan vælge selv at gennemføre revisionen eller bemyndige en uafhængig revisor. Revisionen kan også omfatte inspektioner i databehandlerens lokaler eller fysiske faciliteter og skal, hvor det er relevant, gennemføres med et rimeligt varsel.
  5. e) Parterne stiller på anmodning de oplysninger, der er omhandlet i denne bestemmelse, herunder resultaterne af eventuelle revisioner, til rådighed for de(n) kompetente tilsynsmyndighed(er).

7.7. Anvendelse af underdatabehandlere

  1. a) Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at indgå aftale med underdatabehandlere fra en aftalt liste. Databehandleren underretter specifikt den dataansvarlige skriftligt om eventuelle påtænkte ændringer af denne liste som følge af, at underdatabehandlere tilføjes til listen eller erstattes, mindst 30 dage på forhånd og giver derved den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer, inden aftale indgås med den eller de pågældende underdatabehandler(e). Databehandleren giver den dataansvarlige de oplysninger, der er nødvendige for, at den dataansvarlige kan udøve sin indsigelsesret.
  2. b) Hvis databehandleren indgår aftale med en underdatabehandler med henblik på at udføre specifikke behandlingsaktiviteter (på vegne af den dataansvarlige), skal databehandleren gøre dette i form af en kontrakt, der i det væsentlige pålægger underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der pålægges databehandleren i overensstemmelse med disse bestemmelser. Databehandleren skal sikre, at underdatabehandleren opfylder de forpligtelser, som databehandleren er underlagt i henhold til disse bestemmelser og til forordning (EU) 2016/679 og/eller forordning (EU) 2018/1725.
  3. c) Databehandleren forelægger på den dataansvarliges anmodning en kopi af en sådan aftale med en underdatabehandler og eventuelle efterfølgende ændringer for den dataansvarlige. I det omfang det er nødvendigt for at beskytte forretningshemmeligheder eller andre fortrolige oplysninger, herunder personoplysninger, kan databehandleren redigere aftaleteksten, inden kopien videregives.
  4. d) Databehandleren forbliver fuldt ud ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser i henhold til dennes kontrakt med databehandleren. Databehandleren underretter den dataansvarlige om enhver manglende opfyldelse fra underdatabehandlerens side af dennes kontraktlige forpligtelser.
  5. e) Databehandleren indgår en aftale om tredjemandsløfte med underdatabehandleren, hvorefter den dataansvarlige — i tilfælde af at databehandleren faktisk eller retligt set er ophørt med at eksistere eller er blevet insolvent — har ret til at opsige kontrakten med underdatabehandleren og til at give underdatabehandleren en instruks om at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

7.8. Internationale overførsler

  1. a) Databehandlerens overførsel af oplysninger til et tredjeland eller en international organisation må kun ske på grundlag af dokumenterede instrukser fra den dataansvarlige eller for at opfylde et specifikt krav i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, og skal finde sted i overensstemmelse med kapitel V i forordning (EU) 2016/679 eller forordning (EU) 2018/1725.
  2. b) Den dataansvarlige er enig i, at hvis databehandleren gør brug af en underdatabehandler i overensstemmelse med bestemmelse 7.7 til at udføre specifikke behandlingsaktiviteter (på vegne af den dataansvarlige), og disse behandlingsaktiviteter indebærer en overførsel af personoplysninger som omhandlet i kapitel V i forordning (EU) 2016/679, kan databehandleren og underdatabehandleren sikre overensstemmelse med kapitel V i forordning (EU) 2016/679 ved hjælp af standardkontraktbestemmelser vedtaget af Kommissionen i overensstemmelse med artikel 46, stk. 2, i forordning (EU) 2016/679, forudsat at betingelserne for anvendelse af disse standardkontraktbestemmelser er opfyldt.

Bestemmelse 8 Bistand til den dataansvarlige

  1. a) Databehandleren underretter straks den dataansvarlige om enhver anmodning, han har modtaget fra den registrerede. Databehandleren må ikke selv besvare anmodningen, medmindre den dataansvarlige har givet tilladelse hertil.
  2. b) Databehandleren bistår den dataansvarlige med at opfylde dennes forpligtelse til at besvare registreredes anmodninger om udøvelse af deres rettigheder under hensyntagen til behandlingens karakter. Ved opfyldelsen af sine forpligtelser i henhold til punkt a) og b) skal databehandleren overholde den dataansvarliges instrukser.
  3. c) Ud over databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til bestemmelse 8, punkt b), bistår databehandleren desuden den dataansvarlige med at sikre overholdelse af følgende forpligtelser under hensyntagen til databehandlingens karakter og de oplysninger, som databehandleren har til rådighed:
    1. 1) forpligtelsen til at foretage en vurdering af de påtænkte behandlingsaktiviteters indvirkning på beskyttelsen af personoplysninger (en »konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse«), hvis en type behandling sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
    2. 2) forpligtelsen til at høre de(n) kompetente tilsynsmyndighed(er) forud for behandling, hvis en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil medføre en høj risiko, hvis den dataansvarlige ikke træffer foranstaltninger til at mindske risikoen
    3. 3) forpligtelsen til at sikre, at personoplysningerne er korrekte og ajourførte, ved straks at underrette den dataansvarlige, hvis databehandleren bliver opmærksom på, at de personoplysninger, der behandles, er ukorrekte eller er blevet forældede
    4. 4) forpligtelserne i artikel 32 i forordning (EU) 2016/679.
  4. d) Parterne fastsætter i bilag III de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som databehandleren skal anvende til at bistå den dataansvarlige ved anvendelsen af denne bestemmelse, samt anvendelsesområdet for og omfanget af den nødvendige bistand.

Bestemmelse 9 Anmeldelse af brud på persondatasikkerheden

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden samarbejder databehandleren med og bistår den dataansvarlige med henblik på, at den dataansvarlige opfylder sine forpligtelser i henhold til artikel 33 og 34 i forordning (EU) 2016/679 eller i henhold til artikel 34 og 35 i forordning (EU) 2018/1725, hvor det er relevant, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, som databehandleren har adgang til.

9.1. Brud på datasikkerheden vedrørende oplysninger, der behandles af den dataansvarlige

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden vedrørende oplysninger, der behandles af den dataansvarlige, bistår databehandleren den dataansvarlige:

  1. a) med at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til de(n) kompetente tilsynsmyndighed(er) uden unødig forsinkelse, efter at den dataansvarlige har fået kendskab til det, hvis det er relevant (medmindre bruddet på persondatasikkerheden sandsynligvis ikke vil medføre en risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder)
  2. b) med at indhente følgende oplysninger, som i henhold til artikel 33, stk. 3, i forordning (EU) 2016/679 skal angives i den dataansvarliges meddelelse, og skal som minimum omfatte:
    1. 1) personoplysningernes art, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte personoplysninger
    2. 2) de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
    3. 3) de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår at træffe for at afhjælpe bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvor det er relevant, foranstaltninger til at afbøde dets mulige negative virkninger.

Hvis og i det omfang det ikke er muligt at give alle disse oplysninger samtidig, skal den oprindelige anmeldelse indeholde de oplysninger, der er til rådighed, og yderligere oplysninger skal efterfølgende gives uden unødig forsinkelse, i takt med at de foreligger.

  1. c) i henhold til artikel 34 i forordning (EU) 2016/679 med at overholde forpligtelsen til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om bruddet på persondatasikkerheden, hvis bruddet på persondatasikkerheden sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.

9.2. Brud på datasikkerheden vedrørende oplysninger, der behandles af databehandleren

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden vedrørende oplysninger, der behandles af databehandleren, underretter databehandleren uden unødig forsinkelse den dataansvarlige, efter at databehandleren har fået kendskab til bruddet. Meddelelsen skal som minimum indeholde:

  1. a) en beskrivelse af overtrædelsens art (herunder om muligt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede og berørte personoplysninger)
  2. b) nærmere oplysninger om et kontaktpunkt, hvor der kan indhentes flere oplysninger om bruddet på persondatasikkerheden
  3. c) dets sandsynlige konsekvenser og de foranstaltninger, der er truffet eller foreslås truffet for at afhjælpe bruddet, herunder for at afbøde dets eventuelle negative virkninger.

Hvis og i det omfang det ikke er muligt at give alle disse oplysninger samtidig, skal den oprindelige anmeldelse indeholde de oplysninger, der er til rådighed, og yderligere oplysninger skal efterfølgende gives uden unødig forsinkelse, i takt med at de foreligger.

Parterne fastsætter i bilag III alle andre elementer, som databehandleren skal fremlægge, når denne bistår den dataansvarlige i overensstemmelse med den dataansvarliges forpligtelser i henhold til artikel 33 og 34 i forordning (EU) 2016/679.

Afdeling III — Afsluttende bestemmelser

Bestemmelse 10 Manglende overholdelse af bestemmelserne og ophævelse

  1. a) Med forbehold af eventuelle bestemmelser i forordning (EU) 2016/679 og/eller forordning (EU) 2018/1725 kan den dataansvarlige i tilfælde af, at databehandleren misligholder sine forpligtelser i henhold til disse bestemmelser, give databehandleren en instruks om at suspendere behandlingen af personoplysninger, indtil sidstnævnte overholder disse bestemmelser, eller kontrakten ophæves. Databehandleren underretter straks den dataansvarlige, hvis denne af en eller anden grund ikke er i stand til at overholde disse bestemmelser.
  2. b) Den dataansvarlige har ret til at opsige kontrakten, for så vidt den vedrører behandling af personoplysninger i henhold til disse bestemmelser, hvis:
    1. 1) databehandlerens behandling af personoplysninger er blevet suspenderet af den dataansvarlige i henhold til punkt a), og hvis overholdelsen af disse bestemmelser ikke er blevet genoprettet inden for en rimelig frist og under alle omstændigheder senest en måned efter suspensionen
    2. 2) databehandleren i væsentlig eller vedvarende grad misligholder disse bestemmelser eller sine forpligtelser i henhold til forordning (EU) 2016/679 og/eller forordning (EU) 2018/1725
    3. 3) databehandleren ikke overholder en bindende afgørelse fra en kompetent domstol eller de(n) kompetente tilsynsmyndighed(er) vedrørende sine forpligtelser i henhold til disse bestemmelser eller til forordning (EU) 2016/679 og/eller forordning (EU) 2018/1725.
  3. c) Databehandleren har ret til at opsige kontrakten, for så vidt den vedrører behandling af personoplysninger i henhold til disse bestemmelser, hvis den dataansvarlige efter at være blevet underrettet om, at dennes instrukser er i strid med gældende retlige krav i overensstemmelse med bestemmelse 7.1, punkt b), insisterer på, at instrukserne overholdes.
  4. d) Når kontrakten er bragt til ophør, sletter databehandleren efter den dataansvarliges valg alle personoplysninger, som denne har behandlet på vegne af den dataansvarlige, og attesterer over for den dataansvarlige, at oplysningerne er blevet slettet, eller tilbageleverer alle personoplysninger til den dataansvarlige og sletter eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret kræver, at personoplysningerne gemmes. Indtil oplysningerne er slettet eller leveret tilbage, skal databehandleren fortsat sikre, at disse bestemmelser overholdes.

Bilag I Liste over parter

Dataansvarlig(e)

[Identitet og kontaktoplysninger for den eller de dataansvarlige og, hvor det er relevant, for den dataansvarliges databeskyttelsesrådgiver]

1. NavnUdfyldes ved underskrift
CVR-nummerUdfyldes ved underskrift
AdresseUdfyldes ved underskrift
Kontaktpersonens navn, stilling og kontaktoplysningerUdfyldes ved underskrift
Databeskyttelsesrådgiver (hvis relevant)Udfyldes ved underskrift
Undertegnelses- og tiltrædelsesdatoUdfyldes ved underskrift
Underskrift 

Databehandler(e)

[Identitet og kontaktoplysninger for databehandleren eller databehandlerne og, hvor det er relevant, for databehandlerens databeskyttelsesrådgiver]

1. NavnTodo-IT ApS
CVR-nummer46406664
AdresseNørupvej 33, 4300 Holbæk, Danmark
Kontaktpersonens navn, stilling og kontaktoplysningerUdfyldes ved underskrift
Todo-IT kan altid kontaktes på support@todo-it.dk og +45 22 78 27 20.
DatabeskyttelsesrådgiverTodo-IT ApS har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Spørgsmål om databeskyttelse sendes til support@todo-it.dk.
Undertegnelses- og tiltrædelsesdatoUdfyldes ved underskrift
Underskrift 

Bilag II Beskrivelse af behandlingen

Behandlingen i Tillægskontrol: et værktøj til skadeværksteder, der sammenholder grossisternes fakturaer på reservedele med forsikringens godkendte taksering, finder de tillæg, værkstedet kan søge, og hjælper med at søge dem og følge op.

Kategorier af registrerede, hvis personoplysninger behandles

  • Den dataansvarliges medarbejdere og andre, som den dataansvarlige giver adgang til Tillægskontrol (brugere).
  • Kontaktpersoner hos grossister og andre leverandører, fx afsendere af og referencer på fakturaer.
  • Kontaktpersoner hos forsikringsselskaber, herunder taksatorer.
  • Forsikringstagere, skadelidte og andre ejere og brugere af de køretøjer, sagerne handler om.

Kategorier af personoplysninger, der behandles

  • Brugere: navn, e-mailadresse og bruger-id fra den dataansvarliges Microsoft 365, rolle i Tillægskontrol (bruger eller administrator) og en historik over, hvad brugeren har gjort i Tillægskontrol og hvornår.
  • Sager: registreringsnummer, bil, forsikringsselskab, skadenummer, ordrenummer og taksatorens navn og e-mailadresse.
  • Forsikringstagere og skadelidte: navn, adresse og andre kontaktoplysninger, registreringsnummer, skadenummer og policenummer, som de står i rapporterne fra Forsi og i fakturaerne, fx fakturaen til forsikringen.
  • Fakturaer: fakturaerne fra grossisterne som PDF fra den dataansvarliges postkasse og de linjer, der læses ud af dem: leverandør, fakturanummer, dato, reference, varenumre, tekster, antal og priser.
  • Takseringer: godkendte rapporter og tillæg fra Forsi med reservedelslinjer, arbejdsløn og beløb.
  • Bogføring: fra e-conomic de bogførte leverandørfakturaer (bilag, beløb, kreditor og gruppe), kreditnotaer og fakturaerne til forsikringen.
  • Tillæg: de mails om tillæg, brugerne sender fra Tillægskontrol (modtager, tekst og vedhæftet faktura), og tillæggets status og svar.
  • Indstillinger: modtagere af tillæg og af den daglige opsummering.

Tillægskontrol gemmer det, kontrollen skal bruge: linjerne, resultatet af sammenligningen, status, historik og henvisninger til kilden. Hele fakturaer og rapporter hentes fra kilden, når de skal vises.

Følsomme oplysninger, der behandles (hvis relevant) og anvendte begrænsninger eller garantier

Ingen. Tillægskontrol er ikke beregnet til følsomme oplysninger (artikel 9 i forordning (EU) 2016/679) eller oplysninger om strafbare forhold (artikel 10). Står sådanne oplysninger alligevel i en faktura eller rapport, behandles de kun som en del af dokumentet.

Behandlingens art

  • Opbevaring og drift af Tillægskontrol på Todo-IT's server, herunder sikkerhedskopier.
  • Indhentning: fakturaer fra den dataansvarliges postkasse gennem Microsoft Graph, takseringer fra Forsi og bogføringsoplysninger fra e-conomic, med den adgang den dataansvarlige selv giver. Integrationerne til e-conomic og Forsi læser kun; Tillægskontrol skriver ikke i dem.
  • Udtræk af linjerne fra fakturaens PDF, sammenligning med takseringen og beregning af forskelle.
  • AI-analyse hos Anthropic (bilag IV) af en faktura, der ikke kan læses sikkert med de faste regler — kun når den dataansvarlige har slået AI-analysen til.
  • Visning til brugerne og afsendelse af tillæg og den daglige opsummering som mail fra den dataansvarliges egen postkasse gennem Microsoft Graph.
  • Historik over brugernes handlinger, support og fejlretning.
  • Eksport og sletning.

Formål, hvortil personoplysningerne behandles på vegne af den dataansvarlige

  • At levere Tillægskontrol til den dataansvarlige: finde forskelle mellem fakturerede og takserede reservedele, søge tillæg hos forsikringen, følge op på svaret og se, at godkendte tillæg kommer med på fakturaen til forsikringen.
  • At drive, sikre og understøtte Tillægskontrol og rette fejl i den.

Todo-IT's egen log: Todo-IT er selv dataansvarlig for sin log over login, sikkerhed og drift i Tillægskontrol: hvem der logger ind og hvornår (navn, e-mailadresse og bruger-id fra Microsoft 365), IP-adresse, browserens identifikation (User-Agent) og hændelser og fejl. Loggen bruges kun til at give adgang, beskytte Tillægskontrol mod misbrug og finde og rette fejl. Serverlogs gemmes højst 30 dage og appens log over login og fejl 90 dage; ophører aftalen, slettes loggen senest 30 dage efter. Den behandling hører ikke under disse bestemmelser og står i Todo-IT's privatlivspolitik, afsnit 4.20. Historikken over, hvad brugerne har gjort i Tillægskontrol, er den dataansvarliges oplysninger og behandles efter bestemmelserne.

Behandlingens varighed

Så længe den dataansvarlige bruger Tillægskontrol efter aftalen om appen, og derefter indtil oplysningerne er slettet efter Opbevaring og sletning nedenfor.

Instrukser

Den dataansvarliges dokumenterede instrukser (bestemmelse 7.1) er disse bestemmelser med bilag, vilkårene for appen og de valg, den dataansvarlige træffer i Tillægskontrols indstillinger — fx modtager af tillæg, daglig opsummering og AI-analyse.

AI-analysen kan stå på Fra, Spørg først (en bruger trykker på knappen ved den enkelte faktura) eller Automatisk. Den står på Fra, når Tillægskontrol tages i brug, og så længe den står på Fra, sendes intet til Anthropic. Først når den dataansvarlige selv vælger Spørg først eller Automatisk i indstillingerne, er det den dataansvarliges instruks om at lade Anthropic analysere faktura-PDF'en i USA (bestemmelse 7.8, punkt a), og kun på de vilkår, der står i bilag IV. Kun faktura-PDF'en sendes — aldrig takseringer eller andre oplysninger fra Forsi.

Hvor oplysningerne behandles

Tillægskontrol og dens data ligger på en server hos Hetzner Online GmbH i Tyskland, og sikkerhedskopierne ligger på en lagerplads hos Hetzner i EU. Kun AI-analysen sender noget uden for EU/EØS — en faktura, som Anthropic analyserer i USA — og kun når den er slået til (bilag IV).

Opbevaring og sletning

  • Under aftalen gemmes oplysningerne, så længe den dataansvarlige har brug for dem i Tillægskontrol. Den dataansvarlige kan bede Todo-IT slette bestemte sager eller oplysninger.
  • Sikkerhedskopier slettes automatisk, når de er 30 dage gamle. Fristerne for Todo-IT's egen log står i noten ovenfor.
  • Ved ophør tilbyder Todo-IT den dataansvarlige en eksport af sine oplysninger i et almindeligt maskinlæsbart format. Når eksporten er leveret, eller den dataansvarlige har sagt nej tak, og senest 30 dage efter ophør, sletter Todo-IT alle personoplysninger, Todo-IT behandler for den dataansvarlige. Kopier i sikkerhedskopierne forsvinder, når sikkerhedskopierne er 30 dage gamle; indtil da bruges de kun til at genskabe data efter et nedbrud. Når også de er slettet, bekræfter Todo-IT skriftligt, at alle personoplysningerne er slettet (bestemmelse 10, punkt d).

Underdatabehandlernes behandling

[Ved behandling af (under)databehandlere angives også behandlingens genstand, art og varighed.]

Underdatabehandlernes behandling står i bilag IV.

Bilag III Tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af datasikkerheden

Todo-IT gennemfører som minimum foranstaltningerne nedenfor for Tillægskontrol. Todo-IT har ingen certificering for Tillægskontrol (fx ISO/IEC 27001 eller en revisorerklæring).

Kryptering

Al trafik mellem brugerens browser og Tillægskontrol, og mellem Tillægskontrol og Microsoft, e-conomic, Forsi og Anthropic, går krypteret (TLS). Sikkerhedskopier krypteres, før de forlader serveren, og kun Todo-IT har nøglen.

Brugeridentifikation og -godkendelse

Brugerne logger ind med deres Microsoft 365-konto hos den dataansvarlige (Microsoft Entra ID). Tillægskontrol har ingen egne adgangskoder, så den dataansvarliges egne regler for login — fx totrinsbekræftelse — gælder også her, og den dataansvarlige bestemmer selv, hvem der har adgang. En bruger har rollen bruger eller administrator.

Adgang hos Todo-IT

Kun de medarbejdere hos Todo-IT, der driver og supporterer Tillægskontrol, har adgang til serveren og oplysningerne, og kun i det omfang, opgaven kræver det. De har tavshedspligt.

Adgangen til den dataansvarliges systemer

Adgangen til e-conomic, Forsi og Microsoft 365 er den, den dataansvarlige selv giver (API-adgang og samtykke til app-registreringen i den dataansvarliges egen Microsoft 365), og den dataansvarlige kan til enhver tid trække den tilbage. Integrationerne til e-conomic og Forsi læser kun. Nøgler og adgangstokens gemmes på serveren, ikke i programkoden, og hver kunde har sine egne. Hver kundes oplysninger holdes adskilt fra andre kunders.

Fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed

Tillægskontrol kører på en server hos Hetzner Online GmbH i Tyskland, som Todo-IT selv administrerer. Serveren og programmerne holdes opdateret med sikkerhedsopdateringer. Den fysiske sikkerhed i datacentret er Hetzners (adgangskontrol og overvågning efter Hetzners egne foranstaltninger).

Genopretning

Der tages dagligt en krypteret sikkerhedskopi, som lægges på en separat lagerplads hos Hetzner i EU og gemmes i 30 dage, så oplysningerne kan genskabes efter et nedbrud.

Logning

Tillægskontrol registrerer handlinger på sager og tillæg med bruger og tidspunkt (historik). Login, hændelser og fejl logges i Todo-IT's egen log (bilag II): serverlogs gemmes højst 30 dage og appens log over login og fejl 90 dage.

Dataminimering og datakvalitet

Tillægskontrol gemmer kun det, kontrollen skal bruge (bilag II). AI-analysen står på Fra, til den dataansvarlige slår den til, og sender kun faktura-PDF'en. Linjer, der læses fra en faktura, skal gå op i fakturaens sum (sumkontrol); kan en faktura ikke læses sikkert, går den til manuel kontrol eller, hvis den dataansvarlige har slået det til, til AI-analyse, hvis svar også skal gå op i sumkontrollen. Usikre match vises til en bruger, som bekræfter dem.

Begrænset opbevaring, dataportabilitet og sletning

Se bilag II, Opbevaring og sletning.

Afprøvning og evaluering

Todo-IT gennemgår foranstaltningerne, når Tillægskontrol eller dens underdatabehandlere ændres, og mindst én gang om året.

Bistand til den dataansvarlige

  • Anmodninger fra registrerede (bestemmelse 8): Todo-IT kan på den dataansvarliges anmodning finde, udlevere, rette og slette oplysninger om en bestemt person i Tillægskontrol.
  • Brud på persondatasikkerheden (bestemmelse 9): Todo-IT underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at have fået kendskab til bruddet, på e-mail til kontaktpersonen i bilag I, og giver de oplysninger, bestemmelse 9.2 nævner, efterhånden som de foreligger. Kontaktpunkt hos Todo-IT: support@todo-it.dk og +45 22 78 27 20.
  • Konsekvensanalyse og forudgående høring: Todo-IT giver de oplysninger om Tillægskontrol, den dataansvarlige har brug for.

Underdatabehandlerne

Hetzner og Anthropic gennemfører deres egne tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter deres databehandleraftaler med Todo-IT. Anthropic stiller efter sin databehandleraftale en SOC 2-rapport til rådighed på anmodning.

Bilag IV Liste over underdatabehandlere

Den dataansvarlige har givet tilladelse til, at følgende underdatabehandlere anvendes:

Parterne har valgt generel skriftlig godkendelse (bestemmelse 7.7, punkt a), alternativ 2). Listen her er den aftalte liste over Todo-IT's underdatabehandlere, og Todo-IT varsler ændringer i den mindst 30 dage i forvejen.

Anthropic bruger selv underdatabehandlere, herunder Anthropic, PBC i USA, og har sin egen liste over dem (se nedenfor). Anthropic varsler ændringer i sin liste med et rimeligt varsel, som kan være kortere end 30 dage. Todo-IT giver den dataansvarlige besked om sådanne ændringer, så snart Todo-IT får Anthropics varsel.

1. Hetzner Online GmbH

NavnHetzner Online GmbH
AdresseIndustriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Tyskland
Kontaktpersonens navn, stilling og kontaktoplysningerHetzners databeskyttelsesrådgiver, data-protection@hetzner.com
Beskrivelse af behandlingenLeje af server og lagerplads: drift af Tillægskontrol med database og sikkerhedskopier. Hetzner stiller hardware og datacenter til rådighed; Todo-IT administrerer selv serveren. Omfatter alle oplysninger i bilag II, så længe aftalen løber.
HvorServeren i Tyskland og lagerpladsen til sikkerhedskopier i EU
Overførsel til tredjelandeIngen. Oplysningerne bliver i EU.

2. Anthropic

NavnAnthropic Ireland, Limited, som er Anthropics aftalepart for kunder i EØS. Selve analysen udføres af Anthropic, PBC i USA, som er Anthropic Irelands underdatabehandler.
Adresse6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland
Kontaktpersonens navn, stilling og kontaktoplysningerprivacy@anthropic.com; Anthropics databeskyttelsesrådgiver, dpo@anthropic.com
Beskrivelse af behandlingenAI-analyse med sprogmodellen Claude (Anthropics API) af en faktura, der ikke kan læses sikkert med de faste regler — kun når den dataansvarlige har slået AI-analysen til (bilag II, Instrukser). Kun faktura-PDF'en sendes; den kan indeholde navne på kontaktpersoner, referencer og et registreringsnummer. Anthropic må efter sine vilkår ikke bruge den til at træne sine modeller og sletter den efter sine egne regler, normalt inden for 30 dage. Varighed: den enkelte analyse, så længe aftalen løber.
HvorUSA. Tillægskontrol vælger ved hvert kald, at analysen afvikles i USA, så den ikke sker i andre lande.
Anthropics egne underdatabehandlereAnthropic, PBC (USA) og de øvrige på Anthropics liste: anthropic.com/subprocessors
Overførsel til tredjelandeTodo-IT overfører ikke selv oplysninger til et tredjeland: Todo-IT's aftalepart er Anthropic Ireland i EU. Anthropic Ireland lader faktura-PDF'en analysere af Anthropic, PBC i USA, og den overførsel skal ske efter kapitel V i forordning (EU) 2016/679 (bestemmelse 7.7, punkt b), og 7.8, punkt a)). Grundlaget for den overførsel er endnu ikke bekræftet af Anthropic. Indtil det er bekræftet og står her, kan AI-analysen ikke slås til, og intet sendes til Anthropic.

Ikke underdatabehandlere for Todo-IT: Microsoft (Microsoft 365), e-conomic og Forsi. Tillægskontrol bruger den dataansvarliges egne konti hos dem med den adgang, den dataansvarlige selv giver: login og postkasse i den dataansvarliges Microsoft 365, hvor også Tillægskontrols app-registrering ligger, regnskabet i e-conomic og takseringerne i Forsi. Oplysningerne dér behandles efter den dataansvarliges egne aftaler med de leverandører.

Ring Skriv til os
An unhandled error has occurred. Reload 🗙