Sendte mails fra delt postkasse havner ikke i Sendt post

I har en fælles postkasse som info@ eller support@, og flere kolleger svarer kunderne derfra. Men når du kigger i Sendt post i den delte postkasse, er den tom – eller mangler halvdelen. Svarene ligger i stedet i hver enkelt medarbejders egen Sendt post. Så ved ingen, hvem der har svaret hvad.

Det er heldigvis en indstilling, der er hurtig at rette.

Hvorfor sker det?

Når du sender en mail fra en delt postkasse, er det din egen konto, der faktisk sender beskeden. Som standard gemmer Exchange Online derfor kopien i din postkasses Sendt post – ikke i den delte postkasses. Det gælder både, når du sender som den delte postkasse (tilladelsen Send som), og når du sender på vegne af den (Send på vegne af).

Løsningen er at slå to indstillinger til på selve den delte postkasse, så Exchange også lægger en kopi i dens Sendt post.

Løsning 1: Microsoft 365 Administration

Det er den nemmeste vej, hvis du ikke vil bruge PowerShell. Menunavnene herunder er de engelske – bruger du admincenteret på dansk, hedder de tilsvarende.

1. Log ind på Microsoft 365 Administration på https://admin.microsoft.com som administrator.
2. Gå til Teams & groups > Shared mailboxes.
3. Klik på den delte postkasse, du vil rette.
4. Find afsnittet Sent items og klik Edit.
5. Sæt flueben i begge:
   • Copy items sent as this mailbox
   • Copy items sent on behalf of this mailbox
6. Klik Save.

Der kan gå op til en time, før ændringen slår igennem.

Løsning 2: PowerShell

Har du mange delte postkasser, eller vil du bare have det gjort hurtigt, er PowerShell vejen frem. Forbind først til Exchange Online – se evt. vores guide Sådan forbinder du sikkert til Exchange Online PowerShell.

Én delt postkasse

Connect-ExchangeOnline

Set-Mailbox -Identity info@firma.dk -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Tjek indstillingen

Get-Mailbox -Identity info@firma.dk | Format-List MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled

Begge værdier skal stå til True.

Alle delte postkasser på én gang

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox -ResultSize Unlimited |
    Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true

Hvad med kopien i min egen Sendt post?

Når indstillingen er slået til, ligger der som standard en kopi begge steder: i den delte postkasses Sendt post og i din egen. For de fleste er det fint – du kan stadig se, hvad du selv har sendt.

Vil du kun have kopien i den delte postkasse, kan klassisk Outlook til Windows styres med en registreringsnøgle. Det kræver, at Outlook kører i Cached Exchange-tilstand:

New-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences" -Name "DelegateSentItemsStyle" -PropertyType DWord -Value 1 -Force

Men pas på: Hvis både DelegateSentItemsStyle er sat til 1 og MessageCopyForSentAsEnabled er slået til, ender du med to kopier i den delte postkasse. Vælg derfor den ene metode – typisk server-indstillingen fra løsning 1 eller 2, fordi den virker for alle klienter.

Nye Outlook understøtter kun server-indstillingen, så her er det den, der tæller.

Problemer?

• Der kommer stadig ikke noget i Sendt post: Vent op til en time, og genstart Outlook. Tjek med Get-Mailbox som vist ovenfor, at begge værdier er True.
• Gamle mails er ikke flyttet: Indstillingen virker kun for mails, der sendes efter ændringen. Tidligere sendte mails bliver liggende i den enkeltes egen Sendt post.
• Brugeren sender fra sin egen adresse: Kontrollér, at Fra-feltet i Outlook faktisk viser den delte adresse. Svarer man fra sin egen postkasse, er det ikke en mail fra den delte postkasse.
• Dobbelte mails i den delte Sendt post: Så er DelegateSentItemsStyle sat på pc'en samtidig med server-indstillingen. Slet registreringsværdien eller sæt den til 0.

Konklusion

To flueben – eller én linje PowerShell – og så samles alle svar fra den delte postkasse ét sted, hvor hele teamet kan se dem. Det er værd at slå til som standard, hver gang I opretter en ny delt postkasse. Har I brug for hjælp til opsætningen, så kan Todo-IT hjælpe.