Mødelokalet viser arrangørens navn i stedet for emnet i Outlook

I har oprettet et mødelokale i Microsoft 365, og bookingen virker fint. Men når du åbner lokalets kalender i Outlook, står der ikke "Budgetmøde" eller "Kundemøde med Hansen". Der står bare navnet på den kollega, der har booket lokalet. Og beskrivelsen i mødet er helt tom.

Det er ikke en fejl i Outlook. Det er sådan, Exchange Online behandler mødelokaler som standard – og det kan ændres med et par linjer PowerShell.

Hvorfor sker det?

Et mødelokale er en såkaldt ressourcepostkasse (room mailbox). Når lokalet automatisk accepterer bookinger, bliver hver mødeindkaldelse behandlet af Exchange, før den lægges i lokalets kalender. Ifølge Microsofts dokumentation for Set-CalendarProcessing er disse indstillinger slået til som standard:

• DeleteSubject = $true – emnet fjernes fra indkaldelsen.
• AddOrganizerToSubject = $true – arrangørens navn sættes ind som emne.
• DeleteComments = $true – teksten i mødets brødtekst fjernes.

Tanken er at beskytte fortrolige oplysninger, fordi alle i organisationen kan se lokalets kalender. Men i de fleste små og mellemstore virksomheder vil man hellere kunne se, hvad lokalet er booket til.

Indstillingerne virker kun på lokaler, hvor AutomateProcessing står til AutoAccept. Det er standard for lokaler oprettet i Exchange Online i dag – både via Exchange Admin Center og PowerShell.

Sådan får du emnet vist

Du skal bruge en konto med Exchange-administratorrettigheder og modulet ExchangeOnlineManagement. Har du ikke forbundet før, så se Sådan forbinder du sikkert til Exchange Online PowerShell.

I eksemplerne er moedelokale1@firma.dk adressen på mødelokalet.

1. Forbind til Exchange Online:

Connect-ExchangeOnline

1. Se de nuværende indstillinger:

Get-CalendarProcessing -Identity moedelokale1@firma.dk | Format-List AutomateProcessing,AddOrganizerToSubject,DeleteSubject,DeleteComments

1. Behold emnet, og stop med at erstatte det med arrangørens navn:

Set-CalendarProcessing -Identity moedelokale1@firma.dk -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $false

1. Vil du også beholde teksten i mødeindkaldelsen (fx dagsorden eller Teams-link), så tilføj -DeleteComments $false:

Set-CalendarProcessing -Identity moedelokale1@firma.dk -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $false -DeleteComments $false

1. Kør kommandoen fra trin 2 igen, og bekræft at værdierne nu er False.

Alle mødelokaler på én gang

Har I flere lokaler, kan du ændre dem alle i ét hug:

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails RoomMailbox |
    Set-CalendarProcessing -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $false

Kollegerne ser stadig kun "Optaget"

Ændringen ovenfor sørger for, at emnet bliver gemt i lokalets kalender. Men om dine kolleger kan se emnet, afhænger af tilladelserne på kalenderen. Som standard kan andre ofte kun se ledig/optaget-tid.

Med rollen LimitedDetails kan alle i organisationen se tidspunkt, emne og placering – men ikke brødteksten:

Set-MailboxFolderPermission -Identity moedelokale1@firma.dk:\Calendar -User Default -AccessRights LimitedDetails

Kontrollér resultatet:

Get-MailboxFolderPermission -Identity moedelokale1@firma.dk:\Calendar

Får du en fejl om, at mappen ikke findes, kan kalendermappen have et dansk navn. Find det rigtige navn med:

Get-MailboxFolderStatistics -Identity moedelokale1@firma.dk -FolderScope Calendar | Select-Object Name,FolderPath

og brug fx moedelokale1@firma.dk:\Kalender i stedet.

Problemer?

• Gamle bookinger viser stadig arrangørens navn: Indstillingerne gælder for de indkaldelser, lokalet behandler fremover. Møder, der allerede ligger i kalenderen, bliver ikke rettet af sig selv. Beder du arrangøren om at sende en opdatering af mødet (fx ved at rette en lille detalje), bliver den behandlet med de nye indstillinger.
• Ingen ændring overhovedet: Tjek at AutomateProcessing står til AutoAccept. Står den til AutoUpdate eller None, bruges indstillingerne slet ikke. Det kan ændres med Set-CalendarProcessing -Identity moedelokale1@firma.dk -AutomateProcessing AutoAccept.
• Private møder: Sætter arrangøren mødet som privat, fjerner lokalet som standard privat-markeringen (RemovePrivateProperty). Overvej derfor, om der bookes møder med følsomt indhold i lokalet, før du viser emnerne for alle.
• Der går lidt tid: Ændringer i Exchange Online kan være nogle minutter om at slå igennem. Prøv med en ny testbooking efter et kvarters tid.

Konklusion

At mødelokalet kun viser arrangørens navn, er Exchange Onlines standard for at beskytte mødernes indhold. Sæt DeleteSubject og AddOrganizerToSubject til $false, og giv Default rollen LimitedDetails på kalenderen, så kan alle se, hvad lokalet er booket til. Vil I have hjælp til at sætte mødelokalerne rigtigt op, kan Todo-IT hjælpe.