Postkassen er fuld i Outlook – aktivér onlinearkiv i Microsoft 365

Outlook viser en gul advarsel om, at din postkasse næsten er fuld. Lidt senere kan du ikke længere sende mails, og til sidst holder du også op med at modtage dem – afsenderne får en fejl tilbage. Det sker typisk for medarbejdere, der har gemt alt i 10-15 år, eller for en travl fælles postkasse.

Du behøver ikke slette gamle mails eller købe mere plads. I Microsoft 365 er der et onlinearkiv (Archive mailbox), som de fleste licenser allerede indeholder. Det skal bare slås til.

Hvorfor sker det?

Alle postkasser i Exchange Online har en fast størrelsesgrænse, som afhænger af licensen. Når postkassen nærmer sig grænsen, sker der tre ting i rækkefølge:

1. Brugeren får en advarsel.
2. Brugeren kan ikke længere sende mails.
3. Postkassen kan hverken sende eller modtage.

Onlinearkivet er en ekstra postkasse knyttet til brugeren, med sin egen plads. Når det er slået til, flytter Microsoft 365's standardpolitik automatisk mails, der er ældre end 2 år, over i arkivet. Brugeren kan stadig se og søge i dem i Outlook.

Arkivets størrelse afhænger også af licensen:

• Microsoft 365 Business Basic og Business Standard: 50 GB arkiv
• Microsoft 365 Business Premium og E3/E5: starter på 100 GB og kan med auto-udvidende arkiv vokse til 1,5 TB

Trin 1: Tjek hvor stor postkassen er

Forbind til Exchange Online PowerShell – se evt. Sådan forbinder du sikkert til Exchange Online PowerShell. Kør så:

Connect-ExchangeOnline

Get-EXOMailboxStatistics -Identity bruger@firma.dk | Format-List DisplayName, TotalItemSize, ItemCount

Get-Mailbox -Identity bruger@firma.dk | Format-List ProhibitSendQuota, ProhibitSendReceiveQuota, ArchiveStatus

Her kan du se, hvor meget postkassen fylder, hvor grænsen går, og om der allerede er et arkiv (ArchiveStatus står til Active).

Trin 2: Slå onlinearkivet til

Via Exchange Administration

1. Log ind på https://admin.exchange.microsoft.com som administrator.
2. Gå til Recipients > Mailboxes.
3. Klik på brugerens postkasse.
4. Vælg fanen Others.
5. Under Mailbox archive klikker du Manage mailbox archive.
6. Slå Mailbox archive til og klik Save.

Det tager lidt tid at oprette arkivet. Når status viser Active, er det klar.

Via PowerShell

Én bruger:

Enable-Mailbox -Identity bruger@firma.dk -Archive

Alle brugerpostkasser, der endnu ikke har et arkiv:

Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND DisabledArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive

Vil du undgå problemet fremover, kan du få Microsoft 365 til selv at oprette arkivet, når en postkasse når 90 % af sin grænse:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

Trin 3: Få mails flyttet med det samme

Standardpolitikken flytter mails, der er over 2 år gamle, men den kører ikke nødvendigvis med det samme. Er postkassen allerede fuld, kan du sætte processen i gang manuelt:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity bruger@firma.dk

Giver kommandoen en fejl, så brug postkassens GUID i stedet:

Get-Mailbox -Identity bruger@firma.dk | Format-List ExchangeGuid
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <ExchangeGuid>

Det kan stadig tage noget tid, før postkassen er skrumpet. Brugeren kan også selv trække mapper over i arkivet i Outlook, hvis det skal gå hurtigt.

Trin 4: Auto-udvidende arkiv (Business Premium og E3/E5)

Har brugeren en licens, der understøtter det, kan arkivet vokse automatisk op til 1,5 TB:

Enable-Mailbox -Identity bruger@firma.dk -AutoExpandingArchive

Eller for hele organisationen:

Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive

Vær opmærksom på, at auto-udvidende arkiv ikke kan slås fra igen, når det først er aktiveret. Arkivet skal også være slået til, før du kan bruge kommandoen.

Hvor finder brugeren arkivet?

I Outlook dukker en ny mappe op i mappelisten, typisk kaldet Onlinearkiv efterfulgt af brugerens navn eller adresse. Den virker som en almindelig mappe, og mails i arkivet kan findes med søgningen. Det kan tage lidt tid, før mappen vises – genstart Outlook, hvis den ikke dukker op.

Problemer?

• Arkivet vil ikke slås til: Tjek at brugerens licens indeholder arkivering. Postkasser, der synkroniseres fra lokal Active Directory, kan kræve andre trin.
• Postkassen er stadig fuld efter en dag: Kontrollér at standardpolitikken er tildelt med Get-Mailbox bruger@firma.dk | Format-List RetentionPolicy, og kør Start-ManagedFolderAssistant igen. Mailene flyttes først, når de er ældre end 2 år.
• Delt postkasse er fuld: En delt postkasse uden licens har en grænse på 50 GB. For at få arkiv på en delt postkasse skal den have en licens, der indeholder arkivering.
• Papirkurven fylder meget: Tøm Slettet post og kig efter store vedhæftede filer. Det giver hurtigt luft, mens arkivet arbejder.

Konklusion

En fuld postkasse i Microsoft 365 løses i de fleste tilfælde med ét klik eller én linje PowerShell: slå onlinearkivet til, sæt flytningen i gang, og slå eventuelt automatisk arkiv til for hele organisationen, så det ikke sker igen. Har I brug for hjælp til at få styr på postkasserne, kan Todo-IT hjælpe.