Del kalender i Outlook – kalenderrettigheder med PowerShell

En kollega skal kunne se din kalender – eller en assistent skal kunne booke møder for chefen. Du forsøger at dele kalenderen i Outlook, men invitationen bliver aldrig accepteret, kollegaen ser kun "Optaget", eller du er administrator og vil bare give adgangen uden at involvere brugeren.

Her får du begge veje: deling direkte fra Outlook og den hurtige vej med PowerShell i Exchange Online – inklusive den fejl, der næsten altid driller på danske postkasser.

De forskellige adgangsniveauer

Uanset om du deler fra Outlook eller PowerShell, er det de samme niveauer. Her er de vigtigste med navnet i Outlook og i PowerShell:

Outlook	PowerShell (`AccessRights`)	Hvad kan modtageren?
Kan se, når jeg er optaget	`AvailabilityOnly`	Kun ledig/optaget
Kan se titler og placeringer	`LimitedDetails`	Tid, emne og placering
Kan se alle detaljer	`Reviewer`	Læse alle aftaler
Kan redigere	`Editor`	Læse, oprette, ændre og slette
Stedfortræder	`Editor` + `Delegate`	Som redigere, og modtager mødeinvitationer på dine vegne

Som standard har alle i organisationen niveauet AvailabilityOnly på hinandens kalendere. Det er derfor, kolleger kun ser "Optaget".

Løsning 1: Del kalenderen fra Outlook

Det er den nemmeste vej for brugeren selv. I Outlook på internettet og nye Outlook:

Klik på Kalender i menuen til venstre.
Klik på Del på værktøjslinjen og vælg den kalender, du vil dele.
Skriv navnet eller mailadressen på din kollega.
Vælg adgangsniveau, fx Kan se alle detaljer eller Kan redigere.
Klik Del.

Kollegaen får en mail med en knap til at tilføje kalenderen. Vil du ændre eller fjerne adgangen senere, så højreklik på kalenderen under Kalendere og vælg Deling og tilladelser.

Løsning 2: Giv adgang med PowerShell

Som administrator kan du sætte rettigheden direkte uden at logge ind som brugeren. Forbind først til Exchange Online – se evt. Sådan forbinder du sikkert til Exchange Online PowerShell.

Connect-ExchangeOnline

Find det rigtige mappenavn (vigtigt på danske postkasser)

Microsofts eksempler bruger altid bruger@firma.dk:\Calendar. Men er postkassen sat op på dansk, hedder mappen Kalender, og så fejler kommandoen med en besked om, at mappen ikke kan findes ("couldn't be found").

Slå det rigtige navn op først:

Get-MailboxFolderStatistics -Identity chef@firma.dk -FolderScope Calendar | Select-Object Name, FolderPath, FolderType

Find linjen, hvor FolderType er Calendar. Står der Kalender i Name, er det det navn, du skal bruge. Vil du have ensartede mappenavne i hele organisationen, kan du læse Sprog på standardmapper i Outlook.

Se hvem der har adgang i dag

Get-MailboxFolderPermission -Identity chef@firma.dk:\Kalender

Her ser du brugeren Default (alle i organisationen), Anonymous (eksterne) og alle, der har fået adgang.

Giv en kollega adgang

Læseadgang til alle detaljer:

Add-MailboxFolderPermission -Identity chef@firma.dk:\Kalender -User assistent@firma.dk -AccessRights Reviewer

Redigeringsadgang:

Add-MailboxFolderPermission -Identity chef@firma.dk:\Kalender -User assistent@firma.dk -AccessRights Editor

Vil du samtidig sende en delingsinvitation, så kalenderen dukker op hos modtageren, kan du tilføje -SendNotificationToUser $true. Det virker med niveauerne AvailabilityOnly, LimitedDetails, Reviewer og Editor.

Gør en assistent til stedfortræder

En stedfortræder modtager mødeinvitationer og kan svare på dem på chefens vegne. Det kræver Editor sammen med -SharingPermissionFlags:

Add-MailboxFolderPermission -Identity chef@firma.dk:\Kalender -User assistent@firma.dk -AccessRights Editor -SharingPermissionFlags Delegate

Skal stedfortræderen også kunne se private aftaler:

Add-MailboxFolderPermission -Identity chef@firma.dk:\Kalender -User assistent@firma.dk -AccessRights Editor -SharingPermissionFlags Delegate,CanViewPrivateItems

CanViewPrivateItems kan kun bruges sammen med Delegate.

Ret eller fjern en eksisterende adgang

Add-MailboxFolderPermission kan kun tilføje. Har brugeren allerede en rettighed på kalenderen, fejler den. Brug i stedet Set-MailboxFolderPermission:

Set-MailboxFolderPermission -Identity chef@firma.dk:\Kalender -User assistent@firma.dk -AccessRights Reviewer

Fjern adgangen helt:

Remove-MailboxFolderPermission -Identity chef@firma.dk:\Kalender -User assistent@firma.dk

Lad alle kolleger se emne og placering

Vil I gerne, at alle i firmaet kan se hvad en kollega er optaget af – ikke bare at vedkommende er optaget – så ændr brugeren Default:

Set-MailboxFolderPermission -Identity chef@firma.dk:\Kalender -User Default -AccessRights LimitedDetails

Problemer?

"couldn't be found": Mappenavnet er forkert. Kør Get-MailboxFolderStatistics som vist ovenfor og brug det navn, der står i Name – typisk Kalender.
Fejl om, at der allerede findes en tilladelse: Brugeren har allerede en rettighed. Brug Set-MailboxFolderPermission i stedet for Add-.
Kollegaen kan ikke se kalenderen i Outlook: En rettighed sat med PowerShell tilføjer ikke kalenderen automatisk. Modtageren kan selv tilføje den under Tilføj kalender i Outlook ved at søge kollegaen frem, eller du kan give rettigheden igen med -SendNotificationToUser $true (fjern den først med Remove-).
Ændringen slår ikke igennem: Det kan tage lidt tid. Genstart Outlook, eller test i Outlook på internettet.
Stedfortræderen får ikke mødeinvitationer: Tjek med Get-MailboxFolderPermission, at SharingPermissionFlags viser Delegate.

Konklusion

Til en enkelt kollega er deling fra Outlook hurtigst. Til assistenter, stedfortrædere og mange brugere er PowerShell mere præcist – bare husk, at mappen hedder Kalender på danske postkasser. Har I brug for hjælp til at få styr på kalenderrettighederne, kan Todo-IT hjælpe.