Fjern delt postkasse fra Outlook – slå automapping fra

Du har fået adgang til info@-postkassen, en tidligere kollegas postkasse eller fem forskellige delte postkasser – og nu ligger de alle sammen i venstre side af Outlook. Du højreklikker for at fjerne dem, men der er ingen Fjern-knap. Og prøver du via kontoindstillingerne, står postkassen slet ikke på listen.

Det skyldes en funktion i Microsoft 365, der hedder automapping. Den kan kun slås fra af en administrator, men det tager under fem minutter.

Hvorfor sker det?

Når en administrator giver en bruger Fuld adgang (FullAccess) til en anden postkasse, sørger Exchange Online som standard for, at postkassen automatisk bliver tilføjet i brugerens Outlook. Det sker via Autodiscover, hver gang Outlook starter.

Det er smart, når du kun har adgang til én fælles postkasse. Men det bliver hurtigt rodet, og har du fuld adgang til mange postkasser, kan Outlook også blive langsom til at starte. Fordi det er serveren, der "skubber" postkassen ind, kan du ikke fjerne den i Outlook selv.

Automapping kan ikke ændres på en eksisterende tilladelse. Løsningen er derfor at fjerne den fulde adgang og give den igen – denne gang med automapping slået fra. Brugeren beholder altså adgangen til postkassen; den bliver bare ikke vist automatisk.

Sådan slår du automapping fra

Du skal bruge en konto med Exchange-administratorrettigheder og modulet ExchangeOnlineManagement. Har du ikke forbundet før, så se vores guide Sådan forbinder du sikkert til Exchange Online PowerShell.

I eksemplerne herunder er info@firma.dk den delte postkasse, og jens@firma.dk er brugeren, der ikke længere skal have den vist automatisk.

1. Forbind til Exchange Online:

Connect-ExchangeOnline

1. Se, hvem der har fuld adgang til postkassen:

Get-MailboxPermission -Identity info@firma.dk | Where-Object { $_.AccessRights -like "*FullAccess*" -and -not $_.IsInherited }

1. Fjern brugerens fulde adgang:

Remove-MailboxPermission -Identity info@firma.dk -User jens@firma.dk -AccessRights FullAccess -Confirm:$false

1. Giv den fulde adgang igen – uden automapping:

Add-MailboxPermission -Identity info@firma.dk -User jens@firma.dk -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false

1. Gentag trin 3 og 4 for hver postkasse, brugeren ikke skal have vist automatisk.

Microsoft oplyser, at der kan gå op til en time, før postkassen forsvinder fra Outlook. Luk og åbn Outlook, når der er gået lidt tid.

Når der er mange brugere

Skal automapping slås fra for alle, der har fuld adgang til den samme postkasse, kan du gøre det i ét hug:

$postkasse = "info@firma.dk"

Get-MailboxPermission -Identity $postkasse |
    Where-Object { $_.AccessRights -like "*FullAccess*" -and -not $_.IsInherited -and $_.User -like "*@*" } |
    ForEach-Object {
        Remove-MailboxPermission -Identity $postkasse -User $_.User -AccessRights FullAccess -Confirm:$false
        Add-MailboxPermission -Identity $postkasse -User $_.User -AccessRights FullAccess -AutoMapping $false
    }

Filteret på *@* sørger for, at du kun rammer almindelige brugere og ikke systemkonti.

Vil brugeren stadig se postkassen?

Når automapping er slået fra, har brugeren stadig adgang, men skal selv tilføje postkassen, hvis den skal bruges.

Nye Outlook og Outlook på nettet:

1. Vælg Mail i navigationsruden.
2. Højreklik på dit kontonavn i mapperuden, og vælg Tilføj delt mappe eller postkasse (Add shared folder or mailbox).
3. Skriv postkassens adresse, fx info@firma.dk, og bekræft.

Postkassen vises derefter under Delt med mig.

Klassisk Outlook til Windows:

1. Gå til Filer > Kontoindstillinger > Kontoindstillinger.
2. Vælg din Exchange-konto under fanen Mail, og klik Rediger > Flere indstillinger.
3. Gå til fanen Avanceret, og tilføj postkassen under Åbn disse ekstra postkasser.

Den samme liste bruger du, hvis du senere selv vil fjerne en postkasse, du har tilføjet manuelt.

Problemer?

• Postkassen er der stadig efter en time: Luk Outlook helt (tjek, at den ikke kører i baggrunden) og åbn igen. Kør Get-MailboxPermission igen og bekræft, at tilladelsen er givet på ny.
• Postkassen vises dobbelt: Den er både automappet og tilføjet manuelt. Fjern den fra listen under Åbn disse ekstra postkasser, når automappingen er væk.
• Brugeren har adgang via en gruppe: Har du givet fuld adgang til en mail-aktiveret sikkerhedsgruppe, bliver postkassen slet ikke automappet for gruppens medlemmer. Så er det ikke automapping, der er årsagen – postkassen er tilføjet manuelt i Outlook-profilen.
• Fejl om, at tilladelsen ikke findes: Tjek stavningen af -User. Brug gerne den præcise værdi fra kolonnen User i output fra Get-MailboxPermission.
• Sendte mails havner i den forkerte mappe: Det er en anden indstilling. Se Sendte mails fra delt postkasse havner ikke i Sendt post.

Konklusion

Automapping er praktisk for den ene fælles postkasse, men irriterende, når Outlook bliver fyldt med postkasser, man sjældent bruger. Fjern den fulde adgang, giv den igen med -AutoMapping $false, og vent lidt – så har brugeren stadig adgang, men bestemmer selv, hvad der vises. Gør det gerne som standard, når I giver administratorer adgang til mange postkasser. Har I brug for hjælp til det, kan Todo-IT hjælpe.