Gendan slettede mails i Outlook og Microsoft 365 – også efter tømt papirkurv

En medarbejder har ryddet op i indbakken, tømt Slettet post – og opdager bagefter, at kontrakten fra kunden røg med. Eller en hel mappe er forsvundet, og ingen ved hvordan. Det føles som om mailen er væk for altid, men i Microsoft 365 er den det næsten aldrig med det samme.

Her er de tre veje til at få den tilbage: fra Slettet post, fra de skjulte Genoprettelige elementer i Outlook, og som administrator via Exchange Administration eller PowerShell.

Hvorfor kan mailen stadig findes?

Når en mail slettes i Exchange Online, går den gennem flere trin:

1. Den flyttes til Slettet post.
2. Tømmer du Slettet post, eller sletter du med Skift+Delete, flyttes den til den skjulte mappe Genoprettelige elementer.
3. Her ligger den som standard i 14 dage, før den slettes permanent. En administrator kan hæve perioden til højst 30 dage.

Brugeren kan selv gendanne fra trin 1 og 2. Har brugeren også "renset" de genoprettelige elementer, kan en administrator stadig hente mailen tilbage, så længe perioden ikke er udløbet.

Trin 1: Kig i Slettet post

Det lyder banalt, men start her:

1. Åbn mappen Slettet post (tjek også Uønsket mail).
2. Find mailen – brug evt. søgefeltet øverst.
3. Højreklik og vælg Flyt, eller træk mailen tilbage til Indbakke.

En slettet mappe ligger også i Slettet post. Fold den ud og træk den tilbage i mappelisten.

Trin 2: Gendan fra serveren i Outlook

Er mailen ikke i Slettet post, så hent den fra Genoprettelige elementer.

Klassisk Outlook

1. Sørg for at Outlook er online.
2. Markér mappen Slettet post.
3. På fanen Hjem klikker du Gendan slettede elementer fra serveren.
4. Find mailen – du kan sortere på Emne, Slettet den og Fra.
5. Markér den og vælg Gendan de markerede elementer > OK.
6. Mailen lander i Slettet post. Flyt den derfra til den rigtige mappe.

Ser du en mappe, der hedder Papirkurv i stedet for Slettet post, eller mangler knappen, er det typisk en IMAP- eller POP-konto, som ikke understøtter funktionen.

Nye Outlook

1. Markér mappen Slettet post.
2. Klik Gendan ud for teksten Gendan genstande slettet fra denne mappe.
3. Sæt flueben ved de mails, du vil have tilbage, og klik Gendan på fanen Hjem.
4. Klik Gå tilbage til slettede elementer, og flyt mailene til den rigtige mappe.

Trin 3: Gendan som administrator

Kan brugeren ikke finde mailen, eller er den slettet af en anden, kan en administrator søge i alle de slettede elementer – også dem, brugeren selv har renset.

Via Exchange Administration

1. Log ind på https://admin.exchange.microsoft.com.
2. Gå til Recipients > Mailboxes og klik på brugerens postkasse.
3. Under Others vælger du Recover deleted items.
4. Filtrér på fx dato eller emne og klik Apply filter.
5. Markér mailene og klik Recover deleted items.

Via PowerShell

Kommandoerne kræver rollen Mailbox Import Export, som ikke er tildelt nogen rollegruppe som standard. Tilføj den i Exchange Administration under Roles > Admin roles, fx til rollegruppen Organization Management. Det kan tage lidt tid, før rollen virker, så forbind igen bagefter.

Forbind til Exchange Online PowerShell (se evt. Sådan forbinder du sikkert til Exchange Online PowerShell) og søg først efter mailen:

Connect-ExchangeOnline

Get-RecoverableItems -Identity bruger@firma.dk -FilterItemType IPM.Note -SubjectContains "Kontrakt" -FilterStartTime "10/1/2026 12:00:00 AM" -FilterEndTime "10/12/2026 11:59:59 PM"

IPM.Note betyder mails. Bruger du IPM.Appointment, finder du i stedet slettede kalenderaftaler, og IPM.Contact giver kontakter. Datoerne skrives i amerikansk format (måned/dag/år).

Når du kan se den rigtige mail i resultatet, gendanner du den med præcis de samme filtre:

Restore-RecoverableItems -Identity bruger@firma.dk -FilterItemType IPM.Note -SubjectContains "Kontrakt" -FilterStartTime "10/1/2026 12:00:00 AM" -FilterEndTime "10/12/2026 11:59:59 PM"

Mailen bliver lagt tilbage i den mappe, den kom fra. Kendes mappen ikke, havner den i Indbakke (eller Kalender for aftaler).

Skal alt, der kan gendannes, tilbage på én gang – fx efter en fejlagtig massesletning – kan du sende resultatet direkte videre:

Get-RecoverableItems -Identity bruger@firma.dk -ResultSize Unlimited | Restore-RecoverableItems

Brug den med omtanke: den henter også alt det, brugeren faktisk gerne ville af med.

Forebyg: Gem slettede mails i 30 dage

14 dage går hurtigt, især hvis sletningen først opdages efter en ferie. Sæt perioden op til maksimum:

Set-Mailbox -Identity bruger@firma.dk -RetainDeletedItemsFor 30

For alle brugerpostkasser på én gang:

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30

Bemærk, at kommandoen kun ændrer de postkasser, der findes nu. Nye brugere får standardværdien, så kør den igen, når du opretter nye medarbejdere.

Problemer?

• Get-RecoverableItems findes ikke: Du mangler rollen Mailbox Import Export, eller den er ikke slået igennem endnu. Afbryd med Disconnect-ExchangeOnline og forbind igen.
• Ingen resultater: Gør filtrene bredere – fjern -SubjectContains og udvid datoerne. Dato-filtrene ser på, hvornår mailen sidst blev ændret (LastModifiedTime), ikke hvornår den blev modtaget.
• Perioden er udløbet: Er mailen ældre end opbevaringsperioden i Genoprettelige elementer, er den slettet permanent, medmindre postkassen har litigation hold eller en opbevaringspolitik.
• Postkassen er fuld: Genoprettelige elementer fylder også. Se Postkassen er fuld i Outlook – aktivér onlinearkiv i Microsoft 365.

Konklusion

En slettet mail i Microsoft 365 kan næsten altid findes igen inden for 14 dage – først i Slettet post, så via Gendan slettede elementer fra serveren, og til sidst af en administrator med Restore-RecoverableItems. Sæt perioden op til 30 dage nu, så har I mere luft næste gang. Har I brug for hjælp til at få en vigtig mail tilbage, kan Todo-IT hjælpe.