Skift navn og e-mailadresse på en bruger i Microsoft 365

Mette Hansen er blevet gift og hedder nu Mette Juhl. Hun vil gerne have, at hendes navn i Outlook og Teams passer, og at hun både logger ind og sender mails som mette.juhl@firma.dk. Samtidig må mails til den gamle adresse ikke forsvinde.

I Microsoft 365 er det tre ting, der skal ændres: visningsnavnet, brugernavnet (det hun logger ind med, også kaldet UPN) og e-mailadressen. Her er, hvordan du gør det, og hvad du skal fortælle brugeren bagefter.

Før du går i gang

• Du skal være mindst brugeradministrator (User Administrator).
• Brugeren skal have en licens med Exchange Online, ellers vises mulighederne for mail ikke.
• Synkroniseres brugeren fra en lokal Active Directory? Så skal ændringerne laves i den lokale AD og synkroniseres op. Får du beskeden "This user is synchronized with your local Active Directory", er det derfor.
• Vælg gerne et tidspunkt sidst på dagen eller op til en weekend. Microsoft anbefaler det selv, fordi ændringen af OneDrive-adressen kan tage flere timer om at slå igennem.

Trin 1: Skift visningsnavnet

Visningsnavnet er det, kolleger og kunder ser i Outlook, Teams og adressebogen.

1. Log ind på Microsoft 365 Administration på https://admin.microsoft.com.
2. Gå til Users > Active users (på dansk Brugere > Aktive brugere).
3. Klik på brugerens navn.
4. På fanen Account vælger du Manage contact information.
5. Ret fornavn, efternavn og Display name.
6. Klik Save changes.

Trin 2: Skift brugernavn og e-mailadresse

1. Stadig i brugerens panel på fanen Account: vælg Manage username and email.
2. Ret navnet i feltet Username, fx fra mette.hansen til mette.juhl.
3. Kontrollér, at det rigtige domæne er valgt i feltet Domains (fx firma.dk og ikke firma.onmicrosoft.com).
4. Klik Done.

Når du er færdig, så åbn Manage username and email igen og tjek listen over aliaser. Den gamle adresse mette.hansen@firma.dk skal stå som alias, så mails til den stadig når frem. Står den der ikke, så tilføj den som alias med det samme.

Microsoft anbefaler, at login-navnet (UPN) og den primære mailadresse er ens. Det undgår forvirring, når brugeren skal logge ind.

Med PowerShell

Har du mange brugere at rette, eller vil du være sikker på, at alt er sat rigtigt, kan du bruge PowerShell.

Skift login-navn og visningsnavn (Microsoft Graph)

Connect-MgGraph -Scopes "User.ReadWrite.All"

Update-MgUser -UserId mette.hansen@firma.dk -UserPrincipalName mette.juhl@firma.dk -DisplayName "Mette Juhl"

Bemærk, at Update-MgUser kun ændrer login-navnet og visningsnavnet. Tjek derfor bagefter, at mailadressen også er fulgt med, som vist herunder.

Tjek mailadresserne (Exchange Online)

Forbind til Exchange Online – se evt. Sådan forbinder du sikkert til Exchange Online PowerShell.

Connect-ExchangeOnline

Get-Mailbox -Identity mette.juhl@firma.dk | Select-Object -ExpandProperty EmailAddresses

Adressen med store bogstaver SMTP: er den primære. Adresser med små smtp: er aliaser. Er den primære adresse stadig den gamle, så ret den i admincenteret som i trin 2.

Tilføj den gamle adresse som alias, hvis den mangler

Set-Mailbox -Identity mette.juhl@firma.dk -EmailAddresses @{Add="smtp:mette.hansen@firma.dk"}

Vil brugeren kunne vælge at sende fra den gamle adresse i en overgangsperiode, så læs Send e-mail fra en aliasadresse i Office 365.

Hvad sker der bagefter?

Navneskiftet er hurtigt lavet, men det har nogle sideeffekter, som brugeren skal kende til.

Brugeren skal logge ind med det nye navn

Fra nu af er det mette.juhl@firma.dk, der skal bruges ved login. Office-programmerne bliver ved med at virke, men kan vise det gamle navn, indtil brugeren logger ud og ind igen.

OneDrive får en ny adresse

OneDrive-adressen bygger på brugernavnet, så den ændres fra fx .../personal/mette_hansen_firma_dk til .../personal/mette_juhl_firma_dk. Det betyder:

• Links, som brugeren har delt fra sin OneDrive, holder op med at virke. Filerne skal deles igen.
• Genveje og bogmærker til OneDrive skal opdateres.
• Listen Seneste i Office og Windows peger på den gamle placering. Åbn filerne fra OneDrive i stedet.
• OneNote-notesbøger i OneDrive skal lukkes og åbnes igen.
• Flows i Power Automate og apps, der peger på brugerens OneDrive, skal rettes.

Fællesmapper og Teams-kanaler (SharePoint) bliver ikke berørt.

OneDrive-appen klager midlertidigt

OneDrive-appen på pc og Mac skifter selv over til den nye adresse. Mens ændringen slår igennem, kan brugeren se fejlen "One or more libraries couldn't be synced" eller "You don't have permission to sync this library". Luk OneDrive, og start den igen. Fejlen forsvinder, når ændringen er slået igennem. Bliver den ved, så se OneDrive synkroniserer ikke i Windows – sådan nulstiller du den.

Problemer?

• "We're sorry, the user couldn't be edited": Du har ikke den rigtige administratorrolle. Du skal mindst være brugeradministrator.
• "A parameter cannot be found that matches parameter name 'EmailAddresses'": Domænet er netop tilføjet og er ikke færdigopsat endnu. Det kan tage op til fire timer. Vent, og prøv igen.
• Det nye domæne findes ikke i listen: Domænet skal først tilføjes og verificeres under Settings > Domains.
• Synkroniseret bruger: Ret navn, userPrincipalName og mailadresse i den lokale Active Directory, og lad synkroniseringen tage den. Hvis login-navnet i skyen ikke følger med, anviser Microsoft at rette det med Update-MgUser som vist ovenfor.
• Mails til den gamle adresse afvises: Den gamle adresse er ikke lagt ind som alias. Tilføj den som vist ovenfor. Der kan gå op til 24 timer, før et nyt alias virker.

Konklusion

Et navneskift i Microsoft 365 er to små ændringer i admincenteret: visningsnavn under Manage contact information og brugernavn under Manage username and email. Det vigtigste er at sikre, at den gamle adresse bliver ved med at være alias, og at brugeren ved, at OneDrive-links skal deles igen. Står I med mange navneskift eller et domæneskift, kan Todo-IT hjælpe med at få det gjort uden afbrydelser.