Konvertér en brugerpostkasse til delt postkasse i Microsoft 365

En medarbejder er stoppet. Kunderne skriver stadig til hans adresse, kollegerne skal kunne finde gamle mails og aftaler, og du vil helst ikke blive ved med at betale for en licens til en, der ikke er her længere.

Løsningen er at konvertere hans brugerpostkasse til en delt postkasse. Alle mails, mapper, kalender og kontakter bliver liggende, adressen virker stadig, og kolleger kan få adgang til den. Er postkassen under 50 GB, kan du bagefter fjerne licensen.

Før du går i gang

Der er et par ting, der skal være på plads, ellers driller det:

• Brugeren skal stadig have en licens. Uden licens får du slet ikke muligheden for at konvertere. Har du allerede fjernet licensen, så tildel den igen først.
• Slet ikke brugerkontoen. Den delte postkasse er bundet til kontoen. Slettes den, forsvinder postkassen også (efter 30 dage).
• Tjek størrelsen. En delt postkasse uden licens må højst fylde 50 GB. Er den større, skal den beholde en licens, eller du skal rydde op i den først.
• Litigation Hold og arkiv kræver licens. Har postkassen Litigation Hold eller et onlinearkiv, skal den have en Exchange Online Plan 2-licens (eller Plan 1 med Exchange Online Archiving) – også efter konverteringen.
• Du skal være global administrator, brugeradministrator eller Exchange-administrator.

Løsning 1: Microsoft 365 Administration

1. Log ind på https://admin.microsoft.com.
2. Gå til Users > Active users (på dansk Brugere > Aktive brugere).
3. Klik på medarbejderens navn, så panelet åbner i højre side.
4. Vælg fanen Mail.
5. Klik på Convert to shared mailbox og derefter Convert.

Det tager typisk kun et øjeblik. Indbakkeregler følger med over i den delte postkasse.

Løsning 2: Exchange Admin Center

1. Log ind på https://admin.exchange.microsoft.com.
2. Gå til Recipients > Mailboxes.
3. Markér postkassen.
4. Vælg Convert to shared mailbox og bekræft med Confirm.

Løsning 3: PowerShell

Forbind til Exchange Online – se evt. Sådan forbinder du sikkert til Exchange Online PowerShell.

Tjek størrelsen først

Connect-ExchangeOnline

Get-EXOMailboxStatistics -Identity jens@firma.dk |
    Format-List DisplayName, TotalItemSize, ItemCount

Er TotalItemSize under 50 GB, kan licensen fjernes efter konverteringen.

Konvertér postkassen

Set-Mailbox -Identity jens@firma.dk -Type Shared

Bekræft at det er lykkedes

Get-Mailbox -Identity jens@firma.dk | Format-List DisplayName, RecipientTypeDetails

RecipientTypeDetails skal nu stå til SharedMailbox.

Giv kolleger adgang

En delt postkasse er først nyttig, når nogen kan læse den. I admincenteret finder du den nu under Teams & groups > Shared mailboxes, hvor du kan tilføje medlemmer. Med PowerShell:

# Fuld adgang (læse og arbejde i postkassen)
Add-MailboxPermission -Identity jens@firma.dk -User mette@firma.dk -AccessRights FullAccess -InheritanceType All

# Sende som postkassens adresse
Add-RecipientPermission -Identity jens@firma.dk -Trustee mette@firma.dk -AccessRights SendAs -Confirm:$false

Med fuld adgang dukker postkassen automatisk op i kollegaens Outlook efter et stykke tid. Vil du ikke det, så læs Fjern delt postkasse fra Outlook – slå automapping fra.

Fjern licensen og luk for login

Når postkassen er konverteret:

1. Gå til Users > Active users og klik på brugeren.
2. Vælg fanen Licenses and apps, fjern fluebenet ved licensen, og klik Save changes.
3. Vælg Block sign-in i panelet, så den gamle konto ikke kan bruges til at logge ind.

Det sidste er vigtigt: Microsoft skriver selv, at medarbejderens brugernavn og adgangskode fortsat virker på den delte postkasse, hvis du ikke gør noget. Bloker login og nulstil gerne adgangskoden.

Vil du samtidig fortælle afsendere, at medarbejderen er stoppet, så sæt et permanent autosvar på postkassen – se Sæt autosvar på en anden brugers postkasse i Microsoft 365.

Problemer?

• Du kan ikke se "Convert to shared mailbox": Brugeren har ingen licens. Tildel licensen igen, vent et par minutter, og prøv igen.
• Brugeren er allerede slettet: Gendan brugeren under Users > Deleted users (det kan lade sig gøre i 30 dage), tildel en licens, nulstil adgangskoden og konvertér. Det kan tage op til 24 timer, før postkassen er klar igen.
• Postkassen er over 50 GB: Behold licensen, eller ryd op i store vedhæftninger, til den er under grænsen. Med en Exchange Online Plan 2-licens kan den delte postkasse fylde op til 100 GB.
• Hybrid-miljø med lokal Active Directory: Konvertér i stedet fra den lokale Exchange-server med Set-RemoteMailbox -Identity jens@firma.dk -Type Shared, ellers kan synkroniseringen ændre postkassen tilbage.
• Medarbejderen kommer tilbage: Konvertér tilbage i Exchange Admin Center under Recipients > Mailboxes > fanen Others > Convert to regular mailbox, og tildel en licens igen.

Konklusion

At konvertere en fratrådt medarbejders postkasse til en delt postkasse tager to minutter, bevarer alt indhold og sparer typisk licensen. Husk de tre vigtige ting: konvertér før du fjerner licensen, slet ikke brugeren, og bloker login bagefter. Skal I have styr på fratrædelser i Microsoft 365, kan Todo-IT hjælpe.