Outlook-søgning virker ikke – sådan genopbygger du søgeindekset

Du skriver et navn eller et ord i søgefeltet i Outlook, men der kommer ingen resultater – eller kun nogle få, selvom du ved, at mailen ligger i din indbakke. Nogle gange står der også "Ingen resultater", eller at Outlook stadig er ved at indeksere dine elementer.

Det skyldes næsten altid ikke selve postkassen, men søgeindekset på din pc. Her er, hvordan du finder fejlen og får søgningen til at virke igen.

Guiden gælder klassisk Outlook til Windows – den version, hvor du har fanen Filer øverst til venstre.

Hvorfor sker det?

Klassisk Outlook søger ikke direkte i dine mails. Den slår op i et indeks, som Windows bygger i baggrunden via tjenesten Windows Search. Indekset er en slags kartotek over alle dine mails, så søgningen kan gå hurtigt.

Hvis indekset bliver beskadiget, ikke er færdigt, eller Outlook slet ikke er med i det, får du mangelfulde resultater. Typiske årsager er en Windows- eller Office-opdatering, en ny eller flyttet postkasse, eller at pc'en er blevet lukket midt i indekseringen.

Trin 1: Tjek at mailen faktisk findes

Før du går i gang, så søg efter mailen i Outlook på nettet på https://outlook.office.com, hvis du bruger Microsoft 365.

• Finder du den på nettet, men ikke i Outlook på pc'en, er det søgeindekset på pc'en, der driller. Fortsæt med trinene nedenfor.
• Finder du den heller ikke på nettet, er mailen enten slettet, flyttet til en anden mappe eller aldrig modtaget – så hjælper det ikke at genopbygge indekset.

Trin 2: Tjek søgeområdet

Det lyder banalt, men det er en klassiker: Outlook søger som standard kun i den mappe eller postkasse, du står i.

1. Klik i søgefeltet øverst i Outlook (eller tryk Ctrl + E).
2. Se på listen ved siden af søgefeltet, hvor der typisk står Aktuel postkasse.
3. Vælg Alle postkasser eller Alle Outlook-elementer, og søg igen.

Kommer mailen frem nu, var det blot søgeområdet. Gør den ikke, så gå videre.

Trin 3: Se indekseringsstatus

1. Klik i søgefeltet, så fanen Søg vises i båndet.
2. Klik på Søgeværktøjer og vælg Indekseringsstatus.

Står der, at alle elementer er indekseret, men søgningen stadig fejler, er indekset sandsynligvis beskadiget. Står der et antal elementer, der mangler at blive indekseret, så giv det tid – især hvis du lige har fået ny pc eller ny postkasse. Falder tallet aldrig, er det tid til at genopbygge.

Trin 4: Tjek at Outlook er med i indekset

1. Gå til Filer > Indstillinger > Søgning.
2. Under Kilder klikker du på Indekseringsindstillinger.
3. Kontrollér under Indekser disse placeringer, at Microsoft Outlook står på listen.
4. Mangler den, så klik på Rediger, sæt flueben ved Microsoft Outlook og klik OK.

Har du lige tilføjet Outlook, skal Windows først bygge indekset op. Vent, og tjek Indekseringsstatus igen senere.

Trin 5: Genopbyg søgeindekset

Virker søgningen stadig ikke, så byg indekset forfra:

1. Luk Outlook helt.
2. Åbn Kontrolpanel – skriv fx "Kontrolpanel" i søgefeltet på proceslinjen.
3. Vælg Indekseringsindstillinger (skriv evt. "Indeksering" i søgefeltet i Kontrolpanel).
4. Klik på Avanceret. Godkend, hvis Windows spørger om administratoradgang.
5. På fanen Indeksindstillinger klikker du under Fejlfinding på Genopbyg.
6. Windows advarer om, at det kan tage lang tid. Klik OK.
7. Start Outlook igen.

Genopbygningen kører i baggrunden og kan tage fra et kvarter til flere timer, afhængigt af hvor stor din postkasse er. Lad pc'en være tændt og Outlook åben, og tjek Indekseringsstatus undervejs. Søgningen kan give halve resultater, indtil den er færdig.

Genstart Windows Search med PowerShell

Hænger indekseringen helt, eller står antallet af manglende elementer stille, kan det hjælpe at genstarte selve tjenesten. Luk Outlook, åbn Terminal (administrator) og kør:

# Tjek status på Windows Search (tjenestenavnet er "WSearch")
Get-Service -Name WSearch

# Genstart tjenesten
Restart-Service -Name WSearch -Force

Står tjenesten som Stopped eller er den deaktiveret, så åbn services.msc, find Windows Search, og sæt Starttype til Automatisk (forsinket start) og klik Start.

Problemer?

Tallet "elementer tilbage" falder aldrig

Microsoft beskriver et kendt problem, hvor Outlook viser "0 elementer indekseret", og antallet af manglende elementer aldrig falder. Årsagen er, at indstillingen Tillad tjenesten at interagere med skrivebordet er slået til for Windows Search. Sådan retter du det:

1. Luk Outlook.
2. Åbn services.msc, højreklik på Windows Search og vælg Egenskaber.
3. Klik Stop, og gå til fanen Log på.
4. Fjern fluebenet ved Tillad tjenesten at interagere med skrivebordet og klik Anvend.
5. Gå tilbage til fanen Generelt, klik Start og derefter OK.

Ældre mails dukker ikke op

Kører Outlook i cachelagret tilstand, ligger kun en del af dine mails lokalt på pc'en – fx det seneste år. Ældre mails findes stadig i postkassen online og kan søges frem i Outlook på nettet. Har du brug for at kunne søge længere tilbage på pc'en, kan perioden ændres under kontoindstillingerne i Outlook.

Det gælder mange brugere på én gang

Er søgningen gået i stykker hos flere kolleger samtidig, er det typisk en opdatering, der er årsagen. Så er det værd at tjekke Microsoft 365 Administration under Tjenestetilstand, før I genopbygger indekset på alle pc'er.

Outlook driller også på andre måder

Beder Outlook om din adgangskode igen og igen, har vi en guide til hvordan du stopper det. Og er postkassen ved at være fuld, kan du læse om onlinearkiv i Microsoft 365.

Kort sagt

Når Outlook-søgningen ikke finder noget, så tjek først søgeområdet og indekseringsstatus. Hjælper det ikke, så sørg for at Microsoft Outlook er med under Indekseringsindstillinger, og genopbyg indekset via Avanceret > Genopbyg. Giv det tid – så virker søgningen som regel igen.

Driller det på flere pc'er i virksomheden, hjælper Todo-IT gerne med at finde årsagen.